如何編制招標(biāo)文件

[摘要] 招標(biāo)文件是招標(biāo)投標(biāo)活動中最重要的法律文件，本文闡述了招標(biāo)文件編制的原則，招標(biāo)文件編制的幾個重要環(huán)節(jié)，其中實質(zhì)性要求、條件、評標(biāo)辦法、合同條款、分包都必須清晰明確。
　　[關(guān)鍵詞] 招標(biāo)文件編制 原則 重要環(huán)節(jié)
　　招標(biāo)采購，作為市場經(jīng)濟體制下一種經(jīng)過實踐證明，能夠充分體現(xiàn)公平、公正、公開原則的，科學(xué)合理又積極有效的交易模式，在高校物資采購中被積極推廣。招標(biāo)文件是招標(biāo)投標(biāo)活動中最重要的法律文件，它不僅規(guī)定了完整的招標(biāo)程序，而且還提出了各項具體的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和交易條件，規(guī)定了擬訂立的合同的主要內(nèi)容，是投標(biāo)人準(zhǔn)備投標(biāo)文件和參加投標(biāo)的依據(jù)，是評審委員會評標(biāo)的依據(jù)，也是擬訂合同的基礎(chǔ)。編制出完整、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、客觀公正，集針對性、合理性與保護性一體的招標(biāo)文件，是招標(biāo)成敗的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。招標(biāo)文件制作不科學(xué)，往往會糾紛、投訴增多，影響高校采購的效率。為此，本文試就招標(biāo)文件的編制，發(fā)表一些淺見。
　　所謂招標(biāo)文件，是指招標(biāo)人向投標(biāo)人提供的為進行投標(biāo)工作而告知和要求性的書面性材料。招標(biāo)文件的作用在于：闡明需要采購貨物或工程的性質(zhì)，通報招標(biāo)程序?qū)⒁罁?jù)的規(guī)則和程序，告知訂立合同的條件。招標(biāo)文件應(yīng)至少包括下列內(nèi)容：招標(biāo)公告(或投標(biāo)邀請函);投標(biāo)人須知;招標(biāo)項目的名稱、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、性能(配置)和售后服務(wù)要求;投標(biāo)報價的方式及計算方法;評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)和評標(biāo)的辦法;交貨、竣工或者提供服務(wù)的時間;投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)提供的有關(guān)資格和資信證明文件;投標(biāo)保證金的要求;提交投標(biāo)文件的方式、地點和截止時間;開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)的日程安排;采購合同的基本條款及訂立方式等。
　　一、編制招標(biāo)文件的依據(jù)和原則
　　1.遵守法律法規(guī)
　　招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)符合國內(nèi)法律法規(guī)，如招標(biāo)投標(biāo)法、政府采購法、政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法、合同法、知識產(chǎn)權(quán)法、商業(yè)競爭法等多項有關(guān)的法律，遵循國際慣例、行業(yè)規(guī)范等。如有的招標(biāo)文件中要求必須有本省的某行業(yè)領(lǐng)域資格證書，限制外地供應(yīng)商競爭的區(qū)域規(guī)定，就與我國法律相背離。
　　2.全面反映使用單位需求
　　招標(biāo)的目的就是為需求服務(wù)，招標(biāo)文件全面反映使用單位需求是編制招標(biāo)文件的一個基本的要求。技術(shù)規(guī)格書是對擬采購產(chǎn)品的技術(shù)描述，是反映招標(biāo)采購產(chǎn)品具體而詳細(xì)的內(nèi)容要求，是招標(biāo)采購產(chǎn)品的一個比較清晰的框架。技術(shù)規(guī)格書提供的要求越詳細(xì)、越接近采購人合法的實際要求，才能使采購結(jié)果更符合采購需求。招標(biāo)文件應(yīng)能全面準(zhǔn)確反映用戶的需求，功能描述準(zhǔn)確，技術(shù)指標(biāo)、工藝方法、質(zhì)量水平檔次要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)明確，當(dāng)投標(biāo)人閱讀招標(biāo)文件時，知道應(yīng)該以什么檔次的產(chǎn)品報價可滿足用戶的要求;商務(wù)條款、使用環(huán)境、地理位置條件也應(yīng)明確，這些因素會影響到產(chǎn)品的配置和質(zhì)量，影響到投標(biāo)人的正常報價和投標(biāo)方案。這些問題沒有明確，招標(biāo)文件就不能貼近用戶需求，不僅給投標(biāo)人編制投標(biāo)文件帶來很多困惑和疑問，最終影響了招標(biāo)成效和質(zhì)量。
　　3.公正合理
　　公正是指公正、平等對待使用單位和供應(yīng)商。招標(biāo)文件是具有法律效力的文件，雙方都要遵守，都要承擔(dān)義務(wù)。合理是指采購人提出技術(shù)要求、商務(wù)條件必須依據(jù)充分并切合實際。技術(shù)要求根據(jù)可行性報告、技術(shù)經(jīng)濟分析確立，不能盲目提高標(biāo)準(zhǔn)、提高設(shè)備精度等，否則會多花不必要的錢。
　　4.公平競爭
　　公平競爭是指招標(biāo)文件不能存有歧視性條款。招標(biāo)的原則是公開、公平、公正，只有公平、公開才能吸引真正感性趣、有競爭力的投標(biāo)廠商競爭。招標(biāo)文件應(yīng)載明配套的評標(biāo)因素或方法，盡量做到科學(xué)合理，這樣會使招標(biāo)活動更加公開，人為因素相對減少，也會使?jié)撛诘耐稑?biāo)人更感興趣。還應(yīng)該注意的是招標(biāo)文件的各項規(guī)格，不得要求或者標(biāo)明某一特定的專利、商標(biāo)、名稱、設(shè)計、型號、原產(chǎn)地或生產(chǎn)廠家，不得有傾向或排斥某一有興趣投標(biāo)的法人或者其他組織的內(nèi)容。
　　5.科學(xué)規(guī)范
　　以最規(guī)范的文字，把采購的目的、要求、進度、售后服務(wù)等描述得簡捷有序、準(zhǔn)確明了。招標(biāo)文件的用詞、用語一定要準(zhǔn)確無誤，表述清楚，不允許用大概、大約等無法確定的語句以及表達上含糊不清的語句，盡量少用或不用形容詞，禁止使用有歧義的語言，防止投標(biāo)人出現(xiàn)理解誤差。一份招標(biāo)文件要做到五個統(tǒng)一，即格式統(tǒng)一、字體統(tǒng)一、語言統(tǒng)一、數(shù)字運用統(tǒng)一、技術(shù)要求使用標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。
　　6.維護政府、學(xué)校、企業(yè)利益
　　招標(biāo)文件編制要注意維護使用單位的秘密，如高校網(wǎng)絡(luò)設(shè)備采購就要考慮安全問題。不得損害國家利益和社會公眾利益，如噪音污染必須達標(biāo)。
　　二、編制招標(biāo)文件的幾個重要環(huán)節(jié)
　　1.前期論證工作應(yīng)充分
　　論證主要解決三個方面的問題。首先是為了避免設(shè)備購置的盲目性，克服重復(fù)購置、利用率低下等弊病。第二，統(tǒng)籌設(shè)備投資規(guī)劃，優(yōu)化資源配置。第三，通過論證，充分挖掘大精設(shè)備的使用潛力，促進資源共享、專管共用。