大型會議活動(如何做大型年會策劃方案)
1.如何做大型年會策劃方案
任何一個大型會議活動策劃方案，其會議管理都可分為五大步驟：會前準備、會議開始、會議進行，會議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行。常言道，會務管理是核心，活動管理是目標。因此，要想成功舉辦一場大型的會議活動，前期的會議策劃是關鍵。
方法/步驟
1、會前準備：會議主題和日程及任務分配不明確，參會人員毫無針對性，參會人員也準備得不充分。
2、會議開始：會議程序太過繁復冗長，主持人能力有限，主題變動隨意，而且參會人員的層次參差不齊。
3、會議進行：會議討論消極沉悶，甚至超出議題范圍，會議過程拖沓，常常表現(xiàn)為議而不決。
4、會議總結(jié)：會議效果不明顯，工作安排沒有針對性，也沒有條理清晰的會議總結(jié)
5、跟蹤執(zhí)行：經(jīng)常是那完那了，根本沒有及時有效的后續(xù)工作跟進和信息反饋。
2.如何策劃大型會議
一、大型活動的定義 大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。
這一定義要把握三個重要概念： 第一、大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力、，這是大型活動的目標。
沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。 第二、要有計劃性。
凡事都應有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。 第三、眾多人參與是大型活動重要的概念。
既然是大型活動，就應該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而且還在于活動的質(zhì)量的高低和影響力的大小，對于校園活動來說要看其是否能真正意義上打造社團精品并促進校園文化建設。
二、大型活動的策劃 從程序上說，大型活動策劃和實施，一般要經(jīng)過以下幾步：第二、進行調(diào)查和可行性研究?？尚行匝芯?，是一個十分重要的工作步驟。
研究范圍包括大型活動的校園適應性，包括校園環(huán)境和活動范圍的適應性。財力適應性、效益的可行性。
從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于我們宣傳方面節(jié)省費用？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設施問題，等等這些都是我們要進行可行性研究的范疇。第三、提煉主題，進行創(chuàng)意。
第四、方案論證。1、成立活動籌備組，召開籌備會議。
由籌備組成員共同協(xié)商對本次活動進行宏觀總策劃，最終將活動涉及到的工作分成諸如宣傳、外聯(lián)、物品籌備、節(jié)目等幾大部分，并將每一項工作選出負責人，同時選出本次活動的總負責人。2、根據(jù)籌備會議精神，認真制定活動計劃書，將其作為工作的指南，一切行動原則上必須按照活動計劃書進行，同時將活動程序表、活動日程安排表等關于活動的基本資料打印裝訂成冊，保證個負責人人手一份，這樣有利于活動的有序進行。
3、各分項負責人，組織自己小組成員展開工作，在工作中要分工明確，責任明晰，權利對等，但各負責人要以會議或座談等形式及時進行溝通和聯(lián)系、團結(jié)協(xié)作，這樣以便隨時了解活動的進程，同時要向自己上一級的領導匯報工作，對在自己經(jīng)驗和能力范圍內(nèi)無法解決的問題提出援助要求。4、最后的一點是總結(jié)提高。
對社團活動而言，要不斷總結(jié)、反思，做到既有一定的模式，又有突破和創(chuàng)新，而非一直在一個套路中打轉(zhuǎn)。不開動腦筋，不去創(chuàng)造一些學生喜聞樂見的新活動，社團活動就會缺乏吸引、缺乏新意。
要使社團充滿活力，一定要解放思想，在實踐中摸索，與時俱進，開拓創(chuàng)新。這樣的社團才會永葆生機，活動才能凝聚人心，匯聚人氣，社團之路才會越走越寬廣。
三、操作實施過程應注意的問題1、進行必要的現(xiàn)場模擬。從經(jīng)驗看，我們應該非常重視計劃方案的現(xiàn)場模擬。
我們看到一些協(xié)會的活動，都存在這樣的問題：計劃很好，但是由于缺少演練或彩排，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進一步進行現(xiàn)場模擬。
2、實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規(guī)范程序，這在活動中其實就是對細節(jié)的把握和處理。
3、方案培訓。在大型活動里，為了保證活動參與人員的素質(zhì)，進行培訓顯得尤為重要，這樣不但保證了活動的質(zhì)量，而且會極大地調(diào)動活動參與人員的積極性，使其感覺到參加活動的意義在于學習和自身素質(zhì)的提高而不是最終的輸贏，更重要的是維護了社團的聲譽和影響力。
比如音樂愛好者協(xié)會、舞蹈協(xié)會、風行吉他社、演講與辯論協(xié)會、各球類協(xié)會在舉辦活動的時候都可以進行培訓，同時培訓還有一層意思是是對活動工作人員培訓，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策劃實施提供建設性的勞動，因而需要對工作人員進行方案培訓，只有知情才能出力，這些往往以講座、專門輔導、召開會議等進行，既簡便又高效。四、策劃的技巧 在策劃方面講兩個技巧性的問題，一個是策劃的眼，這個眼的概念是我從文章的文眼，或者唱歌的歌眼引申出來的。
大型活動策劃需要創(chuàng)造這樣一個非常精彩的地方，像一個文眼，歌眼，我們的活動之眼，這時候往往是我們創(chuàng)意大型活動過程中應該重點考慮的問題，要有高潮，要有精彩的地方，要把這個活動表達的更有傳播性，關鍵看這個高潮是不是設計的好？如果一個活動創(chuàng)意的核心在哪里？這應該是關鍵。五、大型活動策劃案例 社團十周年慶典 十載風雨，十載收獲，社團的十年是不同尋常的十年，十年意味著所有社團人不懈的努力、無悔的追求和頑強的拼搏。
為了見證社團十年的發(fā)展，我們把社團十周年慶典的相關活動作為了工作的重點和核心。為了籌備好本次慶典，在學期之初常委會成員馬上成立了籌備組，對本次慶典進行了宏觀規(guī)劃，同時將工作分為活動組、公關組、宣傳組、日常管理組，并一致通過由張志鵬主席帶領公關部、秘書部負責公關組和日常管理組的工作；由肖英杰副主席帶領活動策劃部負責活動組的工作；由彭濤副主席帶領宣傳部進行宣傳組的工作。
3.如何做好一場大型會議會展策劃
1. 展會活動策劃準備。在這一個時期，是關于展會活動的項目創(chuàng)建、預算、場地的預定、宣傳推廣、項目管理等工作。這是這場大型展會活動的最大的一個任務部分，需要花大量精力去準備和完成。
2. 在展會活動策劃期間學會使用一些方法。意思是在這活動策劃周期內(nèi)，如果不做好每一個部分的策劃，也許你會在策劃的后期越來越多需要處理的事情。合理的一些方法能加速你的活動策劃過程。
3. 在展會活動策劃的中期，你需要管理和協(xié)調(diào)你的團隊和資源。模擬一些展會活動期間可能會發(fā)生的時間，并且對這些事件做出相應的解決方案，這是一個需要做好安排和協(xié)調(diào)的時期。
4. 大型展會活動策劃也應該包括展會活動結(jié)束后的安排。在活動結(jié)束后，總結(jié)評估展會活動，并做成報告。雖然活動后期可能工作相對沒有那么多，比較放松，但是后期總結(jié)也對展會活動策劃有非常大的作用。
5. 在你充分了解大型展會活動策劃周期之后，可以制作相應的展會活動策劃時間表，會使你的整場展會活動更協(xié)調(diào)更完美。
4.怎樣策劃大型活動方案
大型活動策劃和實施是公關工作常用的技術手段。
要有效地進行大型活動策劃與實施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如：如何界定大型活動？哪些單位或在什么樣的情況下使用大型活動？大型活動策劃有什么技巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有利于我們把大型活動組織的更加完善。 一、大型活動的定義 大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。
這一定義要把握三個重要概念： 第一，大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。
如一個產(chǎn)品要進入一個中心城市，恐怕要花數(shù)百萬元的傳播費用。我們最近在深圳為山西一個公司做上市公關，費用開支達數(shù)百萬元。
這樣大的花費，為什么還要組織這樣的大型活動呢？當然是為了企業(yè)的傳播需要，為了吸引更多的人去購買他的股票，這是大型活動的目標。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。
我們經(jīng)常遇到這樣一些廠家，看到人家公司慶典活動，他也要做慶典活動，而且要求活動更熱鬧，規(guī)模更大、規(guī)格更高，但不知為什么，在活動中要傳播什么信息也不清楚，顯然沒有目的性。 第二，要有計劃性。
凡事都應有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。 第三，眾多人參與是大型活動重要的概念。
既然是大型活動，就應該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。一個單位有一萬個職工，要開一個全體大會，也是眾多人參與，你能說這是大型活動嗎？大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動的社會化程度。
二、大型活動的特點 1、必須有鮮明的目的性。不是一般的目的，而應該是圍繞整個組織機構(gòu)的組織形象策略和近期公關目標而確立的目的。
我們在一些院校討論這個問題的時候，很多學生喜歡問：假如一個機構(gòu)的公關目標跟社會需求發(fā)生矛盾時，你作為該機構(gòu)的公關顧問，應該怎樣處理這個問題？其實這樣的問題非常簡單，一個組織的形象只有永遠與社會協(xié)調(diào)同步，才有可能在社會環(huán)境中樹立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時占領了銷售市場，或者說提高了市場占有率，但最終還是要退出這個市場的。 國內(nèi)過去有這樣一個案例：商場為了促銷，組織工作人員提著商品，在商場里走來走去，這絕對不符合我們公關的職業(yè)道德，這是一種欺騙行為，對樹立企業(yè)的良好形象絕沒有好處。
因此，活動的目的性應該站在社會綜合的立場上，并不僅僅是站在我們某一個企業(yè)的立場上。 2、廣泛的社會傳播性。
公關的大型活動本身就是一個傳播媒體，其作用像一個大眾傳播媒介，只不過這個傳播媒介在大型活動沒有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個活動開展起來，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，我們還應該注意到活動本身吸引了公眾與媒介的參與，因此，大型活動的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是我們在策劃大型活動的過程中必須考慮到一個很重要的特點。 3、嚴密的操作性。
在組織大型活動的過程中，給我們成功與失敗的機會只有一次。因為大型活動不同拍電影、電視， 拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最后再重新編輯，但是策劃大型活動每一次都是現(xiàn)場直播，一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補了。
在這方面我們有一個比較深刻的教訓。香港回歸以前，我們在廣州做過一個穗、港、澳青年大聯(lián)歡活動，按原策劃準備在開幕式上進行三地青年代表交換三地旗幟的儀式，以示交往的開始，這個信息也早已在媒體上發(fā)布，結(jié)果到開會時，工作人員把交換的旗幟忘記帶到會場，再回去取為時已晚，會議只好臨時取消了這個儀式。
那時候這是一個非常敏感的時期，問題一發(fā)生就受到媒介的關注，尤其是香港媒介，他們關心是不是政策發(fā)生了變化？由于工作人員的一時疏忽造成了失誤是一件非常遺憾 的事情。在一些個案中，因為舉辦大型活動而導致釀成傷亡事故是不少的，丹麥在2000年中舉辦了一個音樂會，就變成了一個8人死亡、20多人受傷的慘案。
成都5月份因為施放廣告汽球，使8架本應在成都降落的飛機在其他城市迫降。報紙上也經(jīng)常有這方面的報道：某某個活動由于管理不善發(fā)生人員傷亡或重大財產(chǎn)損失，這個活動的策劃人員、組織人員或領導者因此被撤職或判刑。
所以，大型活動的策劃與實施的周密性，絕對不能掉以輕心。 4、高投資性。
一個大型活動往往要投入的資金和費用都是比較大的，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。我們可以提倡一個銅板掰成兩個甚至是多個來花的精神，但高投資是最基本的特點。
如果不是特別的需要，一般不要動輒使用大型活動的手段。 三、大型活動策劃 從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關四步工作法的要求執(zhí)行： 第一、立項，就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。
第二、進行調(diào)查和可行性研究。做調(diào)查，大家很清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃調(diào)查有其特殊性，例如調(diào)查的內(nèi)容：國家關于大型活動方面的政策和法規(guī)、公眾關注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容。
可行性研究，是一個十。
5.如何開展一場大型活動策劃
1、會前準備：會議主題和日程及任務分配不明確，參會人員毫無針對性，參會人員也準備得不充分。
2、會議開始：會議程序太過繁復冗長，主持人能力有限，主題變動隨意，而且參會人員的層次參差不齊。
3、會議進行：會議討論消極沉悶，甚至超出議題范圍，會議過程拖沓，常常表現(xiàn)為議而不決。
4、會議總結(jié)：會議效果不明顯，工作安排沒有針對性，也沒有條理清晰的會議總結(jié)。
5、跟蹤執(zhí)行：經(jīng)常是那完那了，根本沒有及時有效的后續(xù)工作跟進和信息反饋。
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6.公司成立五十周年大型會議 策劃書怎么寫啊
一、大會策劃
1.與會人員與單位
本公司領導，行業(yè)協(xié)會領導，政府有關部門，媒體，供應商及客戶代表，本公司會務人員。
落實名單，確定人數(shù)。
2.時間〈日程〉、地點
根據(jù)會議日程、內(nèi)容需要確定時間，根據(jù)規(guī)模確定場地。
3.會議主題與內(nèi)容
確定主題一即主要目標，及具體內(nèi)容：如，是否發(fā)放資料，公司業(yè)績宣傳，經(jīng)營及產(chǎn)品推介，優(yōu)秀組合、人員表彰等。
是否安排吃、住、行、游覽考察及紀念品等。
4.擬訂會議日程
會議程序。
5.經(jīng)費預算
場地、伙食、車輛、旅游、紀念品、服務人員加班、宣傳等支出項目分列。
6.組織機構(gòu)
成立籌備小組，明確人員、分工：領導〈公司副職〉、會議主持人、會場服務、接送站、聯(lián)系媒體及各有關單位、吃住游、車輛等。
形成策劃方案報公司審批，建立籌備機構(gòu)后開展工作，發(fā)出會議邀請函〈要回執(zhí)以落實人數(shù)〉，落實人員、經(jīng)費，聯(lián)系政府、媒體，落實場地、設備，準備資料、紀念品。
二、大會日程
1.到會人簽到，發(fā)會議資料。
2.主持人介紹到會嘉賓、會議主題，表示歡迎，公司領導講話。
3.供應商客戶代表發(fā)言。
4.受表彰者發(fā)言。
5.政府領導講話。
6.到會人員合影。
7.安排具體業(yè)務活動〈如，對口部門業(yè)務洽談、交流〉。
8.宴請。
9.如有可能，安排一些輕松的聯(lián)誼活動。
會場、設備〈音響等〉、媒體、領導等事項需有備份方案，如，原落實場地有變、擬講話領導未到等，如何處理。
—定規(guī)模的活動，難以面面俱到，細節(jié)均完美，故抓好重點即算成功：如，日期不改，主題不變，人員大部到位，日程按步驟進行。
祝策劃、活動成功，展現(xiàn)自已才華！
7.如何組織大型會展
在策劃活動之前，首先要明確何為活動.對于大型公眾活動的定義是：有目的，有計劃，有步驟的組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)行為叫做大型公眾活動，也稱為"大型活動"，"專題活動"，是公共關系專業(yè)常用的技術手段.會展本身亦是大型公眾活動常見的一種形式.而本文研究的對象——大型會展中的活動，則需要在此基礎上加一個限定概念，即在一個大型會展期間舉辦的公眾活動.為其下一個粗略的定義——在會展期間，為了增加會展效果而進行的有目的，有計劃，有步驟的組織眾多人參與的協(xié)調(diào)行為.活動的特點為：鮮明的目的性，廣泛的社會性，嚴密的操作性，高投資性.這些特性決定了其策劃是一項需要花去大量時間和精力的工作，以便在實施活動策劃時，達到最佳效果. （二）活動策劃的定義與特點 活動策劃包括五個基本要素，即時間，地點，人員，主題和流程.其中，人員包括活動主辦，協(xié)辦（聯(lián)辦），承辦，贊助等方面的相關機構(gòu)與工作人員；主題包括該次活動的主要目的，中心任務和意義；流程則指按照日程順序和人員分工來安排活動的分項目.又可說活動策劃是策劃人員根據(jù)活動組織目的的要求，調(diào)查會展現(xiàn)狀，分析現(xiàn)有條件，為活動設計切實可行的行動方案的過程.策劃活動的特點歸納為以下四點：策劃有一定的目的性，有組織地；基于對會展背景的了解；有一個研究，分析的過程；一個制訂行動方案的過程.策劃此類活動必須依據(jù)一些既定的原則. 1.活動的主題與形式必須符合展會的需要.雖然說一個活動富有創(chuàng)意的話，可以吸引到觀眾的注意，但是仍然要與會展的大環(huán)境保持一致，否則將會導致脫離展會背景，更可能會造成觀眾對會展注目度的抽離，甚至帶來隱患，以會展背景為前提是策劃活動的首要原則.2.能進一步豐富和完善展會的基本功能.展會如果單純以展示和會議的形式來傳播相關信息，促成交易，就不能夠完全地體現(xiàn)一個大型會展的魅力所在，而策劃活動的目的就是豐富展會功能，為不同層次，不同專業(yè)的展會策劃出不同的活動，針對會展本身的不足之處，用活動來彌補，完善會展是活動存在的本質(zhì).3.有助于展會吸引更多潛在企業(yè)參展和觀眾參觀.會展的舉辦不一定能夠吸引到某些對于會展信息不十分熱衷的潛在觀眾，企業(yè)，對于這些對象，策劃一個具有吸引力的活動是再好不過的方法了，可以把會展信息帶給這些觀眾，從而把他們吸引到會展現(xiàn)場來.4.有助于活躍展會現(xiàn)場氣氛但不影響企業(yè)展出和觀眾參觀.如果在一個枯燥的會展現(xiàn)場，即便對此會展主題再熱情，觀眾都不會停留很久，如果利用不同的傳播方式把會展信息傳達給他們，他們會對接受的信息印象深刻，并且會把這個好印象連帶地作用在這個會展品牌上.當然前提是必須是好印象，如果活動過于喧賓奪主，造成負面影響便得不償失了.5.活動本身要能產(chǎn)生較好的效果.參與活動的過程對于一個來參觀展會的觀眾和企業(yè)來說，應該是一個愉快的過程，他們可以通過活動了解到更多的行業(yè)熱點，技術開發(fā)，但是如果此活動的并不能夠產(chǎn)生良好的效果，這就是策劃活動的失敗，浪費了活動資本，也花去了觀眾的參與成本.活動的策劃者既希望做到有創(chuàng)意，吸引參觀者，又擔心活動過熱的氣氛會對展會本身造成不利影響，這兩者間的矛盾造成了策劃時的疑惑.例如在對于活動主題的確立上，就有兩種相對的意見，是應以表現(xiàn)會展整體的主題為主，還是吸引觀眾為主.一方面認為如果活動主題與會展主題不相符就會影響到會展本身效果，因為活動吸引了觀眾，把他們的注意力轉(zhuǎn)移了；而另一觀點認為，活動以更為誘人的主題吸引到了觀眾，把他們帶入會展中，觀眾自然而然就會把注意力轉(zhuǎn)移到了會展上.其實這兩種觀點的出發(fā)點都是希望提高會展效果，如果按照前文提到的活動策劃原則，策劃者掌控住活動的分寸，無論是與會展主題相關與否，到達最終目的才是最重要的. （三）活動策劃的內(nèi)容與步驟 會展中的活動其實是一種公關活動，只是針對的對象更為具體，即展會的目標企業(yè)和觀眾，所以其策劃和實施，可以完全按照公關四步工作法的要求執(zhí)行： 第一步，確立項目.活動的目標是什么 為什么要舉辦這個活動 這個活動對于會展整體而言有什么好處在回答了這些問題后，就要收集會展的相關資料.如果是為專業(yè)性的會展舉辦活動，則要事先充分了解此行業(yè)的專業(yè)知識，至少做到半個專家，才有資格為活動確立項目，這亦是初步的資料調(diào)查.必須明確確立的主題范圍，由于活動是會展的一部分，所以它被期望達到的目的已經(jīng)被細分，自然主題也應有針對性.第二步，情況調(diào)查.調(diào)查，相當于要做到立項時的另半個專家，這不僅僅是了解該行業(yè)的專業(yè)知識，更要針對活動本身作調(diào)查，例如國家關于公眾活動方面的政策和法規(guī)，公眾關注的熱點話題以及預期持續(xù)時間，歷史上同類型活動的案例，場地狀況和時間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容.第三步，活動相關可行性研究，是一個十分重要的工作步驟，根據(jù)調(diào)查的情況確定出可行的活動范疇，為策劃定下基礎，也盡可能節(jié)省論證方案的人力精力成本.研究范圍包括活動的社會適應性，會展現(xiàn)有的條件包括社會環(huán)境和目標公眾的適應性，財力適應性，效益的可行性。
8.會議活動策劃有哪些
一份完整的活動方案必須包括這些要件，一些簡單的活動可將活動經(jīng)費預算表、活動具體流程表、其他附件等要素合并在總活動方案中，工作安排表可另行制作，其他項可以不做。
但有些活動比較復雜，由多個活動組成，需要由多個方案組成。如：某公司舉辦廠慶活動，活動包括晚宴和晚會，那么這個廠慶活動的總方案又包括晚宴方案和晚會方案，這兩個方案又要分別做活動經(jīng)費預算、工作安排表、活動具體流程表及其各自的附件、應急方案等。
