部門會議(部門活動的策劃方案細(xì)節(jié))

1.部門活動的策劃方案細(xì)節(jié)

一、“活動沒有‘彩排’，只有‘現(xiàn)場直播’。

活動開始之前，你及你的活動小組可以花一周，一個(gè)月或者是三個(gè)月的時(shí)間進(jìn)行活動的前期準(zhǔn)備工作。一旦活動開始便無法停止或重演，活動可能按你所想象的一樣如期順利進(jìn)行，也有可能因?yàn)槟阄纯紤]的因素而出現(xiàn)意外，導(dǎo)致活動無法繼續(xù)、活動結(jié)果不如人意或是徹底失敗。后者是所有人都不愿看到的結(jié)果，但卻因我們這樣那樣的疏忽、不周全的考慮、失誤及僥幸心理而時(shí)時(shí)在我們周圍發(fā)生著。

二、魔力來源于細(xì)節(jié)。

“細(xì)節(jié)決定成敗”完全可以成為一名活動策劃者的座右銘。

1、動手。把你想到的有關(guān)活動的內(nèi)容信息都寫下來，包括已經(jīng)確定的、需要再討論的不確定因素等一切信息。隨著活動準(zhǔn)備的進(jìn)行，隨時(shí)更新你的記錄，它將有助于你掌控整個(gè)活動準(zhǔn)備的進(jìn)度，使之按你的想法有條不紊地進(jìn)行，那些不確定的因素、環(huán)節(jié)也將按計(jì)劃一步步得以落實(shí)、確定。

2、動腦。

在活動準(zhǔn)備的各個(gè)階段，你需要像放幻燈片一樣反復(fù)地、一遍又一遍地想象活動整個(gè)流程及各個(gè)環(huán)節(jié)，有哪些細(xì)節(jié)沒有考慮周全，哪些因素存在隱患，哪些地方可以做得更細(xì)更完善，考慮整個(gè)活動所有能考慮的細(xì)枝末節(jié)，確保在活動開始前排除所有可能威脅到活動順利進(jìn)行的不安全隱患。

3、謹(jǐn)記墨菲法則。

可能會出錯(cuò)的事情一定會出錯(cuò)。

三、活動策劃五步曲。

1、初步策劃及費(fèi)用預(yù)算

1）首先決定是否有必要舉辦該活動，該活動是否有價(jià)值。

2）決定活動規(guī)模?；顒右?guī)模取決于：活動目的和資金。

活動目的：確定活動希望達(dá)到的目的，因?yàn)榛顒幽康臎Q定了你下一步如何制定活動計(jì)劃。

活動資金：考慮兩點(diǎn)A、是否有足夠的資金舉辦此活動 B、能預(yù)備多少資金舉辦此活動。

3）活動初步策劃。

4）制作活動成本表，列出費(fèi)用預(yù)算及支付計(jì)劃。

2、活動時(shí)間

1）制定關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表（活動準(zhǔn)備完成時(shí)間）

2）原則：確定活動時(shí)間，向前排出每天應(yīng)當(dāng)做的事，確保在方案實(shí)施前一天將所有事情完全定下來，留足時(shí)間檢查關(guān)鍵時(shí)刻的各種細(xì)節(jié)。

3）確保每一個(gè)工作人員在活動開始前處于精神飽滿的最佳狀態(tài)。

4）確保每一個(gè)重要截止時(shí)間成為你關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表上的一部分。注意來賓人數(shù)變更時(shí)間和活動在取消而不造成損失的最后日期。

5）工作表

A、作用在于確認(rèn)什么人做什么事，可比作一本工作流程手冊，包含活動的所有信息，以便降低出錯(cuò)可能，減少因疏漏導(dǎo)致的意外。

B、安排專門人員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備該工作表，負(fù)責(zé)控制填入的信息。

C、工作單開頭是一份“通訊錄”，記錄活動委員會成員的姓名、職務(wù)、電話號碼甚至家庭電話。

D、將工作單提供給供應(yīng)商和主要工作人員，并及時(shí)更新。

6）活動的時(shí)間安排：一年中的某一月，一星期中的某一天，一天中的某個(gè)時(shí)間。

A、考慮參會人員是否需要換裝參會，時(shí)間是否充裕；

B、考慮參會人員從何處趕來，該時(shí)段的交通情況如何，能否按時(shí)趕到活動現(xiàn)場；

C、工作人員是否留有充足的時(shí)間在第一個(gè)客人到場前至少半小時(shí)趕到會場完成吃飯、停車、換裝等個(gè)人準(zhǔn)備；

D、會議開始前這個(gè)時(shí)段的停車位是否充足；

E、活動會持續(xù)多長時(shí)間，是否對參會人員次日的工作、生活造成影響，以至參會人員無法全心投入活動中。

2.年底總結(jié)類會議策劃方案格式

**集團(tuán)****年度總結(jié)表彰大會方案

****年度是*****公司蓬勃發(fā)展的一年，公司所取得的每一點(diǎn)進(jìn)步和成功，離不開全體員工的的辛勤勞動和無私奉獻(xiàn)！為增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，表彰先進(jìn)樹立楷模，激勵員工奮發(fā)上進(jìn)，特制定****年度總結(jié)表彰會方案及評比方案。

一、會議名稱：****集團(tuán)****年度總結(jié)表彰會

二、會議主題：總結(jié)工作，表彰先進(jìn)，展望未來。

三、會議主持人：***、**

四、會議時(shí)間：****年*月**日（暫定）

四、會議地點(diǎn)：********

五、出席人數(shù)：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、***\***\***，合計(jì)約****人；

六、評優(yōu)具體標(biāo)準(zhǔn)及內(nèi)容：見附件《優(yōu)秀員工及優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)評選方案》

七、節(jié)目表演：

1.節(jié)目要求：形式以歌曲、舞蹈、小品、朗誦等為主；以表現(xiàn)****公司的日常工作、生活為題材，反映****公司的發(fā)展歷程，體現(xiàn)****員工的精神面貌為宗旨。

2.節(jié)目數(shù)量：****；

3.審核時(shí)間：年月日——年月日之間

八、會議工作組：

1.秘書組：負(fù)責(zé)會議進(jìn)行過程中與會人員的發(fā)言的提示，控制娛樂節(jié)目時(shí)間及順序的正常進(jìn)行。負(fù)責(zé)部門：總經(jīng)辦

2.資料組：制發(fā)會議通知、請柬和邀請函等，編寫會議方案、議程及領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)言稿的收集和準(zhǔn)備等。負(fù)責(zé)部門：總經(jīng)辦

3.組織組：

①負(fù)責(zé)會前評選項(xiàng)目及獎項(xiàng)排序的最終確定和獎金的到位情況。負(fù)責(zé)部門：人力資源部

②負(fù)責(zé)會中與會人員簽到，編排位次，檢查引領(lǐng)與會人員入席。負(fù)責(zé)部門：****部

③文化娛樂活動的組織與安排。負(fù)責(zé)部門：人力資源部

④負(fù)責(zé)會后會場所有設(shè)備的清理，收回。負(fù)責(zé)部門：總經(jīng)辦

4.宣傳組：負(fù)責(zé)會場的背景布置以及音響效果、燈光等、會議的宣傳報(bào)道以及攝影、錄像等工作。負(fù)責(zé)部門：企劃部

5.后勤組：①負(fù)責(zé)會前各獎項(xiàng)錦旗、證書的制作等。負(fù)責(zé)部門：企劃部

②負(fù)責(zé)主席臺排名及座次的布置。負(fù)責(zé)部門：總經(jīng)辦

③負(fù)責(zé)會場中間信息的傳遞、茶水等安排工作。負(fù)責(zé)部門：****部

④負(fù)責(zé)會場各種零星會議用品、資料的收尾工作。負(fù)責(zé)部門：***部

6.保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)會場秩序以及清退會場中無關(guān)人員，保證會議地點(diǎn)的安全。負(fù)責(zé)部門：保衛(wèi)部

總經(jīng)辦

****年*月**日

3.會議策劃流程怎么寫

會議議程只是會議流程的部分環(huán)節(jié)，下面提供會議流程： 會議流程 總結(jié)我們提供會議服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，一般而言，您的會議確定以及成功舉行，大多經(jīng)過以下幾個(gè)環(huán)節(jié)： 1、策劃 我們提供會展企劃代理 ，告訴我們你的想法或者點(diǎn)子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮h回執(zhí)，我們過去的成功經(jīng)驗(yàn)，都將成為您成功舉辦會議的基礎(chǔ)。

2、咨詢 在此階段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出預(yù)案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會議交通流程、接待流程等。 3、考察 在雙方進(jìn)一步取得互信后，我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、會議場地、環(huán)境、交通車輛及所需的設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。

4、確定 這個(gè)時(shí)間需要的是耐心與細(xì)致--我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。 5、執(zhí)行 嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。

不管設(shè)想如何完美，任何計(jì)劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時(shí)的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時(shí)決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時(shí)往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

6、結(jié)算 雙方財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對各類單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。 以下為相應(yīng)的流程介紹 一。

會前： 1. 與會議主辦方洽談，了解相關(guān)會議需求； 2. 提供會議所需要的航班、火車/汽車車次、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預(yù)案書給會議方； 3. 一般性會議利用網(wǎng)絡(luò)傳送大量關(guān)于會議場地、住宿、餐飲、娛樂等方面的實(shí)景資料，讓會議方提前做到成竹在胸； 3. 如有需求，可派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況； 4. 確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

二。 會中 3. 會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等； 4. 會議住宿：房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求； 5. 會議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及其他特殊要求的安排； 6. 會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游等安排和確認(rèn)； 7. 會議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)； 8. 會議禮品：會議禮品的采購、發(fā)放服務(wù)； 8. 會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

三。 會后 1. 結(jié)帳：提供會議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳； 2. 資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊；。

4.會議計(jì)劃書

一、會名

二、會議時(shí)間：年x年X月X日至X日，會期天

三、會場地點(diǎn)及主會場

四、參加人員和人數(shù)

五、大會主持人：

六、會務(wù)負(fù)責(zé)人：

七、議題和議程：

八、其他活動：

九、后勤服務(wù)安排

十、經(jīng)費(fèi)預(yù)算：：

十一、附件：會議日程表

十二、會務(wù)工作程序表：

十三、會議主題報(bào)告

十四、領(lǐng)導(dǎo)人的開幕詞、閉幕詞

十五、準(zhǔn)備在會上交流的典型經(jīng)驗(yàn)材料

十六、準(zhǔn)備作大會重點(diǎn)發(fā)言的發(fā)言稿

十七、需提交給與會人員參考的各種材料

十八、提前寄發(fā)，主要是內(nèi)容重要、需要基層充分討論的文件

十九、報(bào)到時(shí)發(fā)放，就是將資料提前分裝在會議資料袋中，在報(bào)到時(shí)發(fā)放。

二十、發(fā)出會議通知

二十一、后勤服務(wù)

二十二、布置會場

二十三、安排發(fā)言

二十四、會議記錄

二十五、起草、修改會議文件，準(zhǔn)備總結(jié)發(fā)言

二十六、會間后勤服務(wù)

二十七、會后的文字工作

二十八、會議文書材料的收集和歸檔

二十九、會議后勤服務(wù)的善后工作

三十、會務(wù)工作總結(jié)

5.會議策劃書應(yīng)該包括哪些內(nèi)容

會議策劃書都包括：一、會名二、會議時(shí)間：年x年X月X日至X日，會期天三、會場地點(diǎn)及主會場四、參加人員和人數(shù)五、大會主持人六、會務(wù)負(fù)責(zé)人七、議題和議程八、其他活動九、后勤服務(wù)安排十、經(jīng)費(fèi)預(yù)算十一、附件：會議日程表十二、會務(wù)工作程序表十三、會議主題報(bào)告十四、領(lǐng)導(dǎo)人的開幕詞、閉幕詞十五、準(zhǔn)備在會上交流的典型經(jīng)驗(yàn)材料十六、準(zhǔn)備作大會重點(diǎn)發(fā)言的發(fā)言稿十七、需提交給與會人員參考的各種材料十八、提前寄發(fā)，主要是內(nèi)容重要、需要基層充分討論的文件十九、報(bào)到時(shí)發(fā)放，就是將資料提前分裝在會議資料袋中，在報(bào)到時(shí)發(fā)放。

二十、發(fā)出會議通知二十一、后勤服務(wù)二十二、布置會場二十三、安排發(fā)言二十四、會議記錄二十五、起草、修改會議文件，準(zhǔn)備總結(jié)發(fā)言二十六、會間后勤服務(wù)二十七、會后的文字工作二十八、會議文書材料的收集和歸檔二十九、會議后勤服務(wù)的善后工作三十、會務(wù)工作總結(jié)。

6.部門年終活動策劃方案

下午：【燒烤】預(yù)算：50rmb/人

晚上：【唱K】預(yù)算：100rmb/人（廣州體育中心那邊有免房費(fèi)KTV）

（或者白天休閑中心，晚上唱K，我們有過一次這樣的活動，13人一起消費(fèi)1600rmb）

【戶外擴(kuò)展訓(xùn)練】

【野戰(zhàn)】

【休閑中心】

浴足、泡澡、自助餐、水果隨便吃、看電影、上網(wǎng)、乒乓球、桌球等等

（這個(gè)我們部門活動去過一次，蠻不錯(cuò)）

【建議】

其實(shí)大家都是坐辦公室的，都是很久沒運(yùn)動的人，不可以弄些太猛的運(yùn)動。

要增強(qiáng)凝聚力的話重要的是大家一起交流、一起做事。

上面的幾個(gè)活動你可以參考下，如果你是在廣州的話我還可以幫的上忙。

^_^ 上個(gè)禮拜剛帶部門同事舉行了一次很不錯(cuò)的活動

7.會議方案怎么寫

（一）會議總體方案的含義

會議總體方案是對所要舉辦的會議進(jìn)行總體安排的策劃文案，是會議預(yù)案的一種。

（二）會議總體方案的基本內(nèi)容

1.會議的名稱。會議名稱的確定一般采用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、范圍、時(shí)間和屆次、地點(diǎn)、方式等特征的方法。

2.會議的目標(biāo)和指導(dǎo)思想。

3.會議的主題、議題和議程。

4.會議的對象、規(guī)格和規(guī)模。會議對象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

5.會議的時(shí)間。包括會議時(shí)機(jī)的選擇，會議的起訖時(shí)間，會期和日程安排。

6.會議的地點(diǎn)。一是選擇合適的舉辦地，如國際性會議要考慮選擇在什么國家或地區(qū)以及什么城市舉行；二是選擇合適的場館（包括會場、賓館的規(guī)格及布置要求等）。

7.主辦、協(xié)辦單位以及擬設(shè)立的會議組織機(jī)構(gòu)，如主席團(tuán)、組織委員會、指導(dǎo)委員會、執(zhí)行委員會、學(xué)術(shù)委員會、秘書處、籌備組的構(gòu)成等。

8.會議的舉行方式、配套活動以及輔助活動的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等。

9.會議的接待、后勤保障措施和技術(shù)手段。

10.會議的宣傳方式，如召開新聞發(fā)布會、編寫會議簡報(bào)、邀請記者采訪、發(fā)送新聞稿件等。

11.會議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算以及籌集經(jīng)費(fèi)的渠道和方式。

12.其他應(yīng)當(dāng)說明的事項(xiàng)。

（三）會議總體方案的結(jié)構(gòu)與寫法

1.標(biāo)題。寫明會議的全稱和策劃書或方案（預(yù)案），如“**國際學(xué)術(shù)會議籌備（總體）方案”?！翱傮w”二字也可以不寫。

2.主送機(jī)關(guān)。直接上報(bào)上級機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)寫明上級機(jī)關(guān)的名稱。以請示的附件上報(bào)的，可不寫主送機(jī)關(guān)。

3.正文。正文部分應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)載明總體方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用序號加小標(biāo)題的結(jié)構(gòu)體例。開頭部分可用一段文字寫明制定方案的目的和依據(jù)，然后用序號編排各個(gè)層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細(xì)表述各項(xiàng)具體安排。另一種是簡述法，對所涉及的各方面的計(jì)劃作原則性的安排，具體實(shí)施的要求通過各個(gè)專題策劃文案來表述。直接上報(bào)請求批準(zhǔn)的方案，結(jié)尾處要寫“以上方案請審批”等字樣。

正文寫作要做到總攬全局、目標(biāo)清楚、思路清晰、分工明確、綜合協(xié)調(diào)。

4.附件。如有附件，在正文下方寫明附件的名稱和序號。

5.落款。署制定機(jī)構(gòu)名稱。經(jīng)審批下發(fā)執(zhí)行的總體方案也可署審批機(jī)關(guān)的名稱。

6.成文時(shí)間。寫正式提交的日期。