會計實務中,由于各種經濟業(yè)務的內容和經濟管理的要求不同,原始憑證的名稱、格式和內容多種多樣。
但是,原始憑證作為經濟業(yè)務已經發(fā)生或已經完成的原始證據,必須反映經濟業(yè)務發(fā)生或完成的情況,并明確有關經濟人的責任,所以各種原始憑證都必須具備一些基本內容,具有一些基本要素,這些基本要素主要包括以下7個方面: (1)憑證的名稱。標明原始憑證所記錄業(yè)務內容的種類,反映原始憑證的用途,如“發(fā)貨票”、“入庫單”等。
(2)填制憑證的日期。如果在業(yè)務發(fā)生或完成時,因各種原因未能及時填制原始憑證的,應以實際填制日期為準;銷售產品、產品時未能及時開出發(fā)貨票的,補開發(fā)貨票的日期應為實際填制時的日期。
(3)填制憑證單位或填制人姓名。 (4)經辦人員的簽名和蓋章。
經辦人員簽名蓋章是為了通過該項內容明確經濟責任。 (5)接受憑證單位的名稱。
將接受憑證單位與填制憑證單位或填制人聯系,標明經濟業(yè)務的來龍去脈。 (6)經濟業(yè)務內容。
經濟業(yè)務內容主要是表明經濟業(yè)務的項目、名稱及有關的附注說明。 (7)數量、單價和金額。
主要表明經濟業(yè)務的計量。這是原始憑證的核心。
原始憑證的要素
(1)憑證的名稱。標明原始憑證所記錄業(yè)務內容的種類,反映原始憑證的用途,如“發(fā)貨票”、“入庫單”等。
(2)填制憑證的日期。如果在業(yè)務發(fā)生或完成時,因各種原因未能及時填制原始憑證的,應以實際填制日期為準;銷售產品、產品時未能及時開出發(fā)貨票的,補開發(fā)貨票的日期應為實際填制時的日期。
(3)填制憑證單位或填制人姓名。
(4)經辦人員的簽名和蓋章。經辦人員簽名蓋章是為了通過該項內容明確經濟責任。
(5)接受憑證單位的名稱。將接受憑證單位與填制憑證單位或填制人聯系,標明經濟業(yè)務的來龍去脈。
(6)經濟業(yè)務內容。經濟業(yè)務內容主要是表明經濟業(yè)務的項目、名稱及有關的附注說明。
(7)數量、單價和金額。主要表明經濟業(yè)務的計量。這是原始憑證的核心。
原始憑證即單據,是在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時由經辦人直接取得或填制的,用以記錄或證明經濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況,明確經濟責任的書面證明,是記賬的原始依據,具有法律效力,是會計核算的重要資料。
按其來源不同分為外來原始憑證和自制原始憑證。按格式不同分為通用憑證、專用憑證。
其基本要素主要有:原始憑證名稱、填制憑證的日期、憑證的編號、接受憑證單位名稱(抬頭人)、經濟業(yè)務內容(含數量、單價、金額等)、填制單位簽章、有關人員(部門負責人、經辦人)簽章 、填制憑證單位名稱或填制人姓名、憑證附件。記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證,按照經濟業(yè)務的內容加以歸類 ,并據以確定會計分錄后所填制的書面證明,又稱記賬憑單,它根據復式記賬法的基本原理,確定了應借應貨的會計科目及其金額,將原始憑證中的一般數據轉化為會計語言,是介于原始憑證與賬簿之間的中間環(huán)節(jié),是登記賬簿的依據。
按內容可分為收款、付款、轉賬憑證。按填列方法可分為復式、單式記賬憑證。
其基本要素為:1、記賬憑證的名稱2、記賬憑證的日期3、記賬憑證的編號4、經濟業(yè)務事項的內容摘要5、經濟業(yè)務事項所涉及的會計科目及其記賬方向6、經濟業(yè)務事項的金額7、記賬標記8、所附原始憑證的張數9、制單(證)、審核、記賬、會計主管等有關人員的簽章,收款憑證和付款憑證應由出納人員簽名或蓋章。其填制要求為:1、記賬憑證各項內容必須完整;2、記賬憑證應連續(xù)編號;3、記賬憑證的書寫應清楚、規(guī)范;4、記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制,或根據若干張同類的原始憑證匯總編制,也可以根據原始憑證匯總表填制;5、除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證,其他記賬憑證必須附有原始憑證;6、填制記賬憑證時若發(fā)生錯誤,應當重新填制,已登記入賬的記賬憑證在當年內發(fā)現填寫錯誤的,可用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證,在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣,同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證,注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。
如會計科目沒有錯誤,只是金額錯誤,也可將正確數字與錯誤數字之間的差額另編一張調整的記賬憑證,調增金額用藍字,調減金額用紅字。發(fā)現以前年度記賬憑證有錯誤的,應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。
7、記賬憑證填制完經濟業(yè)務事項后,如有空行,應當自金額欄最后一筆金額數字下的空行處至合計數上的空行處劃線注銷。
、審核原始憑證的真實性:包括日期是否真實、業(yè)務內容是否真實、數據是否真實等。
2、審核原始憑證的合法性:經濟業(yè)務是否符合國家有關政策、法規(guī)、制度的規(guī)定,是否有違法亂紀等行為。
3、審核原始憑證的合理性:原始憑證所記錄經濟業(yè)務是否符合企業(yè)生產經營活動的需要、是否符合有關的計劃和預算等。
4、審核原始憑證的完整性:原始憑證的內容是否齊全,包括:有無漏記項目、日期是否完整、有關簽章是否齊全等。
5、審核原始憑證的正確性:包括數字是否清晰、文字是否工整、書寫是否規(guī)范、憑證聯次是否正確、有無刮擦、涂改和挖補等。
經濟業(yè)務的內容是多種多樣的,記錄經濟業(yè)務的原始憑證的樣式也各有不同,但 是會計信息所需要記錄的經濟業(yè)務內容的主要要素則是基本一致的,所以,凡是原始 憑證一般應具備以下6個要素:原始憑證的名稱;填制原始憑證的日期和憑證的編號;接收憑證單位或個人的名 稱;經濟業(yè)務的主要內容、業(yè)務數量、計量單位、單價和總金額;填制憑證的單位名稱或 者填制人員的姓名;相關經辦人員簽章和填制單位蓋章。
在實際工作中,原始憑證最后要流轉到會計部門,借此進行會計信息的初步加工原始憑證除了應該具備上述6大基本要素外,還應特別注意以下幾點:單位內部自制的原始憑證,應該有三個以上相關人員的簽名或者蓋章,這樣才符 合會計內部控制制度的要求,才是規(guī)范的會計手續(xù)。 從外單位取得的原始憑證,應該使用統一格式的發(fā)票,應該加蓋出具單位的發(fā)票 專用章;同樣,對外出具原始憑證也應該加蓋本單位的發(fā)票專用章,沒有蓋章的對外原 始憑證不能作為合法有效的書面證明。
但是,個別的公用性事業(yè)單位對外出具的特殊 的原始憑證,不一定都要求要加蓋行政公章,如汽車票、火車票等。 企業(yè)事業(yè)單位外購的各種材料、物資在取得發(fā)票的同時,還應該有與之相匹配的 材料、物資驗收人庫證明單(即材料人庫單),做到付款有依據(發(fā)票),實物人庫有證明 (人庫單)。
單位內部職工預借的各種業(yè)務備用金,應該有借據,在借據中應該填明資金的用 途,有主管人員按審批權限的審批意見。
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