輸入方法有哪些(財務(wù)軟件輸入憑證的五大技巧是什么?)

1.財務(wù)軟件輸入憑證的五大技巧是什么?

1。

摘要輸入 會計憑證摘要多為中文，如果你的打字速度不快，輸入憑證的速度就會受到影響，提高輸入速度的重要技巧是常用摘要的編輯。首先增加常用摘要，可點擊【增加】按鈕，新增一條常用摘要，錄入常用摘要編碼（用以標識某常用摘要。

在制單中錄入摘要時，用戶只要在摘要區(qū)輸入該常用摘要的編碼，系統(tǒng)即自動調(diào)入該摘要正文和相關(guān)科目）、常用摘要正文內(nèi)容（結(jié)合本單位的實際情況，輸入常用摘要的正文）、相關(guān)科目（如果某條常用摘要對應(yīng)某科目，則可以在此輸入，在調(diào)用常用摘要的同時，也將被一同調(diào)入，以提高錄入速度），這些信息可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補充。 那么在填制憑證時，在調(diào)用常用摘要的同時，自動調(diào)入相關(guān)科目，提高憑證錄入效率。

其次增加常用摘要，只需選擇某條常用摘要，點擊【選入】按鈕即可以調(diào)用常用摘要。這樣可以提高憑證輸入工作效率。

2。科目代碼輸入 會計軟件中的科目代碼是為提高會計軟件的運算速度和精度而設(shè)計的。

輸入記賬憑證時只需輸入科目代碼，操作較簡單。但要求用戶輸入確定的科目代碼，而用戶對會計科目較熟悉，對科目代碼卻不一定能記得準確，如果用戶輸入了未經(jīng)定義的科目代碼，軟件系統(tǒng)將提示科目不在，需重新輸入，如果用戶輸入的科目代碼并非所需，可從軟件系統(tǒng)中的科目代碼表中查找所需科目，更改科目代碼。

如果科目數(shù)量較多，人工逐頁查找也很費事。事實上，許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會計人員記不準確的科目多為明細科目，其所屬總賬科目或上級科目一般較明確，輸入此類科目時，干脆只輸入到其上級科目的代碼，由于系統(tǒng)只能接受最明細的科目，此時將打開科目代碼表，并指向剛輸入的上級科目，所要查找的明細科目應(yīng)就在附近，省去多余的翻頁查找操作。

還有一個更為簡捷的方法，是在科目設(shè)置時的“助記碼”中輸入能夠幫助你記憶的代碼，比如“工商銀行”明細科目可以設(shè)置成為“gh”代碼，那么你輸入“工商銀行”明細科目時可以輸入 “gh”代碼。 3。

金額輸入 按照會計制度的有關(guān)規(guī)定，記賬憑證可以一借多貸，多借一貸，在輸入完多借或多貸的分錄后，輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入，省去人工計算合計的麻煩，有些商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。 4。

常用憑證 在單位里，會計業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。關(guān)鍵是如何增加常用憑證，點擊【增加】按鈕，新增一張常用憑證，輸入編號，編號是調(diào)用常用憑證的依據(jù)，所以必須唯一。

必須選擇憑證類別，方便以后參照調(diào)用常用憑證時，只顯示該憑證類別范圍內(nèi)的常用憑證。另外如何調(diào)用常用憑證也很重要，調(diào)用方法一：在制單時單擊 “編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，根據(jù)提示輸入常用憑證的編號，即可調(diào)出該常用憑證。

若調(diào)出的常用憑證與當時處理的業(yè)務(wù)有出入或缺少部分信息，則可直接將其修改成所需的憑證。 調(diào)用方法二：在制單時單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，在輸入常用憑證的編號處按【f2】 鍵，屏幕顯示常用憑證定義窗，將光標移到要調(diào)用的常用憑證，點【選入】按鈕或按[f3] 鍵，可選入要調(diào)用的常用憑證。

5。編制會計分錄中的技巧 （1）會計分錄盡可能細。

記賬憑證是賬務(wù)處理的原始資料，所有賬簿都是根據(jù)記賬憑證的分錄來登記的，分錄越詳細，賬簿也越詳細。為日后查賬方便、快捷，在編制記賬憑證時，應(yīng)盡可能詳細，甚至可以每張原始憑證編制成一條分錄，摘要也應(yīng)詳細說明。

不過這樣會使記賬憑證的輸入量加大，但為日后用賬考慮，這樣做還是值得的。 （2）沖減收入或費用以紅字或負數(shù)反映。

在輸入收入和費用類科目的記賬憑證時，如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反，如沖減收入或費用，應(yīng)將金額以紅字或負數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向，收入類為貸方，費用類為借方。這樣做的目的是為編制報表公式簡捷，有些報表需要取某一會計期間某些科目的發(fā)生額，如損益表，損益類科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒有余額，必須用科目的發(fā)生額填報。

如果沖減費用金額記入貸方，報表所需的期間借方發(fā)生額就不正確，還應(yīng)扣除沖減的費用，如取借貸方發(fā)生額的差，由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額，差為0，由計算機識別自動匯總沖減的費用比較困難，不如在編制會計分錄時以紅字或負數(shù)反映沖減的費用和收入。 。

2.會計科目的編碼方法

會計科目編碼的通用原則

萬變不離其宗，與其它財務(wù)管理軟件相同，用Excel實現(xiàn)的財務(wù)管理也需要對會計科目進行編碼，并遵循同樣的編碼原則：一方面要能夠起到區(qū)分會計科目的作用；另一方面，要便于會計人員的識別與計算機的輸入。

一級會計科目的編號一般采用四位純數(shù)字表示，其中：第一位數(shù)字（即千位）表示會計科目的類別，其中1表示資產(chǎn)類，2表示負債類，3表示所有者權(quán)益類，4表示成本類，5為損益類；第二位數(shù)字（即百位）可以劃分大類下面小類；剩余兩碼為流水號。為便于會計科目的增減，一般情況下，編碼要考慮到未來的擴展性，在編碼間，留有一定的間隔。

二級會計科目一般采用六位編碼，其中前四位為一級科目的代碼，后兩位為流水號。如：銀行存款（編碼為1002）下根據(jù)銀行的不同，設(shè)置多個二級別科目，諸如“中國建設(shè)銀行”、“中國工商銀行”、“中國農(nóng)業(yè)銀行”等等，則可分別編碼為：

100201中國建設(shè)銀行

100202中國工商銀行

100203中國農(nóng)業(yè)銀行

一般情況下，二級科目都是根據(jù)企業(yè)的需要來設(shè)置。但無論一級科目、二級科目如何設(shè)置，其前提都必須要保證編碼的唯一性。因此，為了確保會計科目的唯一，數(shù)據(jù)保存時的檢驗動作必不可少。

3.根據(jù)代碼的種類,敘述會計科目代碼設(shè)計方法與步驟

一、代碼及其作用

1、定義

代碼（Code）是人為確定的代表客觀事物（實體）名稱、屬性或狀態(tài)的符號或者是這些符號的組合。

2、作用

在系統(tǒng)開發(fā)過程中設(shè)計代碼作用是：

唯一化。在現(xiàn)實世界中有很多東西如果我們不加標識是無法區(qū)分的，這時機器處理就十分困難。所以能否將原來不能確定的東西，唯一地加以標識是編制代碼的首要任務(wù)。

舉例。最簡單、最常見的例子就是職工編號。在人事檔案管理中我們不難發(fā)現(xiàn)，人的姓名不管在一個多么小的單位里都很難避免重名。為了避免二義性，唯一地標識每一個人，因此編制了職工代碼。

規(guī)范化。唯一化雖是代碼設(shè)計的首要任務(wù)。但如果我們僅僅為了唯一化來編制代碼，那么代碼編出來后可能是雜亂無章的，使人無法辨認，而且使用起來也不方便。所以我們在唯一化的前提下還要強調(diào)編碼的規(guī)范化。

舉例。財政部關(guān)于會計科目編碼的規(guī)定，以“1”開頭的表示資產(chǎn)類科目；以“2”表示負債類科目；“3”表示權(quán)益類科目；“4”表示成本類科目等。

系統(tǒng)化。系統(tǒng)所用代碼應(yīng)盡量標準化。在實際工作中，一般企業(yè)所用大部分編碼都有國家或行業(yè)標準。

舉例。在產(chǎn)成品和商品中各行業(yè)都有其標準分類方法，所有企業(yè)必須執(zhí)行。另外一些需要企業(yè)自行編碼的內(nèi)容，例如生產(chǎn)任務(wù)碼、生產(chǎn)工藝碼、零部件碼等，都應(yīng)該參照其它標準化分類和編碼的形式來進行。

二、代碼設(shè)計的原則

一個良好的設(shè)計既要保證處理問題的需要，又要保證科學(xué)管理的需要。在實際分類時必須遵循如下幾點：

1、必須保證有足夠的容量，要足以包括規(guī)定范圍內(nèi)的所有對象。如果容量不夠，不便于今后變化和擴充，隨著環(huán)境的變化這種分類很快就失去了生命力。

2、按屬性系統(tǒng)化。分類不能是無原則的，必須遵循一定的規(guī)律。根據(jù)實際情況并結(jié)合具體管理的要求來劃分是我們分類的基本方法。分類應(yīng)按照處理對象的各種具體屬性系統(tǒng)地進行。如在線分類方法中，哪一層次是按照什么屬性來分類，哪一層次是標識一個什么類型的對象集合等都必須系統(tǒng)地進行，只有這樣的分類才比較容易建立，比較容易為別人所接受。

3、分類要有一定的柔性，不至于在出現(xiàn)變更時破壞分類的結(jié)構(gòu)。所謂柔性是指在一定情況下分類結(jié)構(gòu)對于增設(shè)或變更處理對象的可容納程度。柔性好的系統(tǒng)在一般的情況下增加分類不會破壞其結(jié)構(gòu)。但是柔性往往還會帶來別的一些問題，如冗余度大等，這都是設(shè)計分類時必須考慮的問題。

4、注意本分類系統(tǒng)與外系統(tǒng)、已有系統(tǒng)的協(xié)調(diào)。任何一項工作都是從原有的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，故分類時一定要注意新老分類的協(xié)調(diào)性，以便于系統(tǒng)的聯(lián)系、移植、協(xié)作以及新老系統(tǒng)的平穩(wěn)過渡。

如何利用國際標準、國家標準、部頒標準、行業(yè)標準？

三、代碼的設(shè)計方法

目前最常用的分類方法概括起來有兩種，一種是線分類方法，一種是面分類方法，在實際應(yīng)用中根據(jù)具體情況各有其不同的用途。

1、線分類方法

線分類方法是目前用得最多的一種方法，尤其是在手工處理的情況下它幾乎成了唯一的方法。

線分類方法的主要出發(fā)點是：首先給定母項，母項下分若干子項，由對象的母項分大集合，由大集合確定小集合……，最后落實到具體對象。

線分類劃分時要掌握兩個原則：唯一性和不交叉性。

線分類法的特點：

結(jié)構(gòu)清晰，容易識別和記憶，容易進行有規(guī)律的查找。

與傳統(tǒng)方法相似，對手工系統(tǒng)有較好的適應(yīng)性。

主要缺點是結(jié)構(gòu)不靈活，柔性較差。