檔案管理文稿(檔案管理)

1.檔案管理基礎(chǔ)知識

檔案學就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。它的應(yīng)用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會的進步服務(wù)。

檔案學的內(nèi)容

檔案學以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，提出檔案工作的科學理論、原則與方法，指導檔案工作實踐，提高檔案管理的科學水平，以便充分實現(xiàn)檔案的價值，為各項社會實踐服務(wù)。

檔案學的研究內(nèi)容主要有檔案基礎(chǔ)理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案應(yīng)用五個方面。

檔案學基礎(chǔ)理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類的劃分、檔案價值及其實現(xiàn)的規(guī)律性、國家檔案全宗的實質(zhì)與結(jié)構(gòu)；檔案工作系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能與社會環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書、圖書、情報工作的關(guān)系；國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能及其與國家建設(shè)的關(guān)系，檔案法規(guī)體系結(jié)構(gòu)與功能；檔案學產(chǎn)生的條件與標志、檔案學的研究對象與任務(wù)、檔案學的體系結(jié)構(gòu)、檔案學與相關(guān)學科的關(guān)系、檔案學的研究方法等。

檔案專業(yè)史研究，即以歷史時期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學的產(chǎn)生、發(fā)展過程及其規(guī)律。其任務(wù)是闡明各個社會形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點，及其與當時的政治、經(jīng)濟科學文化諸方面的關(guān)系和產(chǎn)生的社會效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結(jié)前人檔案學研究成果的基礎(chǔ)上，探索檔案學思想的源流、派別和發(fā)展規(guī)律，以更深刻地認識和理解檔案學思想、理論、原則的形成過程，提高檔案學理論水平。

檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。其任務(wù)是提高檔案管理的科學水平，促進檔案事業(yè)整體協(xié)調(diào)發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開發(fā)創(chuàng)造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。

檔案資源管理與開發(fā)的研究，即對檔案實體管理系統(tǒng)、檔案信息開發(fā)系統(tǒng)及其反饋系統(tǒng)整個過程的研究。檔案實體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統(tǒng)計工作、檔案用戶調(diào)查的研究等。其任務(wù)是不斷提高檔案管理的科學水平，及時、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶提供高效率服務(wù)。

檔案工作應(yīng)用技術(shù)研究。包括檔案保護技術(shù)研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術(shù)、有害生物防治技術(shù)和修復技術(shù)的研究；檔案縮微復制技術(shù)研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術(shù)過程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數(shù)據(jù)的收集和前處理工作，計算機對檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個過程的研究，其任務(wù)是逐步實現(xiàn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。

學科體系 檔案學產(chǎn)生初期，學科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問題。隨著各種類型檔案的大量增長和檔案工作實踐、檔案事業(yè)建設(shè)的發(fā)展，檔案學分化和發(fā)展出多門分支學科，分別擔負著某一方面的研究任務(wù)。

2.檔案管理學的知識

一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項工作比較起來，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對整個工作都具有重要意義。

（1）收集工作是檔案工作的起點；是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)；檔案的收集，就是整個檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個國家檔案工作來說，檔案的收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項重要內(nèi)容和首要的具體措施；（3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來說，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強館外調(diào)查和指導；（3）推行入館檔案的標準化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。

3、機關(guān)內(nèi)文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內(nèi)容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。（2）對整理不善的檔案進行局部調(diào)整。

（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等幾個方面。

（2）檔案的整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)；原有基礎(chǔ)指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，來要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。

3、全宗：（1）概念：全宗就是一個獨立的機關(guān)或著名人物在社會活動中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。

全宗不僅是個整理方法問題，也是一條原則、一種理論，稱為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。

全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。

4、全宗構(gòu)成的條件和立檔單位：形成全宗的機關(guān)，稱為立檔單位，又稱全宗的構(gòu)成者。一個機關(guān)就是一個立檔單位，一個立檔單位形成的全部檔案就構(gòu)成一個全宗。

（1）構(gòu)成條件：第一，可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文；第二，是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃；第三，設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一[定的人事任免權(quán)。三個條件是統(tǒng)一的，是從不同側(cè)面反映一個單位的獨立性。

最基本的是第一個條件。在分析或研究一個組織單位能否構(gòu)成一個立檔單位時，應(yīng)當明確，機關(guān)的大小和檔案數(shù)量的多少，并不影響它成為立檔單位。

有的組織單位也可能不完全具備上述三個條件，但它實際上卻是一個獨立的機關(guān)，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構(gòu)成一個全宗。（2）立檔單位。

5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機關(guān)單位的增設(shè)、撤銷、合并以及機關(guān)名稱的改變、職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系的調(diào)整等各種變化。這些情況，有的會影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。

研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應(yīng)該從立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)和基本職能等幾個方面去考察。6、人物全宗：就是社會知名人士（如社會活動家、科學家、作家、藝術(shù)家、教育家等）在其一生活動中形成的檔案整體。

人物全宗包括個人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個人（包括家族、家庭）社會活動的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構(gòu)成者個人、家庭、家族有關(guān)的材料，以及直系親屬能夠說明立檔單位情況的材料。7、全宗的補充形式：（1）聯(lián)合全宗。

是若干獨立機關(guān)形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成的一個全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數(shù)量極少的若干全宗，按照一定的特點組成的一個全宗集合單位。

（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點集中起來的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應(yīng)該注意全宗之間的相互聯(lián)系。

10、全宗的編號與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個環(huán)節(jié)：A全宗的編號一般是在檔案館接收全宗時，于全宗名冊上登記編定的，它屬于統(tǒng)計工作的一個具體的技術(shù)項目；B全宗在庫房內(nèi)如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號的編定，它作為檔號的組成部分填寫于案卷封面，全宗的系統(tǒng)排列等也屬于檔案的基本編目和系統(tǒng)化的課題。（2）全宗號的編制和使用方法：A按國家檔案全宗的三部分各依全宗進館的時間順序分編流水號；B按本館全宗的時間、地區(qū)、性質(zhì)等分編流水號；C所有全宗一律按進館順序統(tǒng)一編定流水號；D按全宗的重要程度編號；E按全宗群連續(xù)編號；F按全宗群留空統(tǒng)編全宗號；G分組單編全宗號；H多級分類單編全宗號；I編大全宗號；J對一部分全宗實行等級分類編號，另外一部分全宗實行序時流水編號。

盡管十多種具體的編號方法各不相同，但就其主要特點來說，可概括為兩種類型：序時流水編號法和體系分類編號法。前者也可簡稱流水法，后者可簡稱分類法。

流水法，無。

3.有關(guān)銀行檔案管理的文章

立文書、基建、會計、聲像等檔案的立卷、歸檔、保管、保密、查閱、統(tǒng)計、銷毀等管理制度，保證各種門類檔案妥善保管，存放有序，方便查找，嚴防毀損、散失和泄密； ●對中心支行各部門形成的文件材料進行收集、整理、立卷和歸檔； ●集中統(tǒng)一管理中心支行各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為銀行（支局）各項工作和有關(guān)部門經(jīng)濟金融工作服務(wù)； ●收集、整理、保管與檔案有關(guān)的資料，配合檔案提供利用； ●負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源； ●對檔案的收進、移出、保管、利用和檔案機構(gòu)、人員及其素質(zhì)等情況進行統(tǒng)計調(diào)查，統(tǒng)計分析，提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督……。

4.檔案管理

檔案管理制度 1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。 3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風。 5、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

檔 案 統(tǒng) 計 制 度 1、做好檔案組織機構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計。 2、及時、準確地登記檔案的移交和接收，作到帳表相符。

3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計。 4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計。

5、有專人負責檔案統(tǒng)計工作， 按要求填報檔案統(tǒng)計。 檔案管理制度1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風。5、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

檔 案 統(tǒng) 計 制 度1、做好檔案組織機構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計。2、及時、準確地登記檔案的移交和接收，作到帳表相符。

3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計。4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計。

5、有專人負責檔案統(tǒng)計工作， 按要求填報檔案統(tǒng)計報表， 并做到迅速、真實、準確無誤。檔案安全保密制度1 、嚴格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度加強管理，防止丟失、泄密。

2、查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導批準，否則不準摘抄、復印。3、需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。

4、外單位來查閱和抄錄檔案時，應(yīng)嚴格履行手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后，方可調(diào)閱。檔案查閱借閱制度1、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內(nèi)容或范圍。

2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)辦公室主任批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經(jīng)辦公室主任批準，方可查閱。3、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。

4、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點，嚴防污染檔案；查閱時不得吸煙；也不得將案卷轉(zhuǎn)借他人或帶回家中。5、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無誤后，簽字蓋章，否則無效。

6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續(xù)。7、借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續(xù)，當面點清，如發(fā)現(xiàn)差錯，及時追究責任，并采取補救措施。

檔案庫房管理制度1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴禁入內(nèi)。2、庫房內(nèi)嚴禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴禁攜帶危險品進入。

3、庫房門窗要牢固，隨走隨關(guān)，班前班后要經(jīng)常檢查，嚴防檔案丟失和意外事故發(fā)生。4、庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。

5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。機關(guān)檔案歸檔制度一、凡機關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、以及人事、保衛(wèi)、專業(yè)、財會等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進進整理、歸檔，并定期向本機關(guān)檔案室移交。

二、機關(guān)領(lǐng)導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。三、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。

四、各業(yè)務(wù)科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。五、機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門應(yīng)在第二年上半年向本機關(guān)檔案室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。

六、機關(guān)財務(wù)部門應(yīng)把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之前移交本機關(guān)檔案室，并辦理移交手續(xù) 。國土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。

1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則 ，由形成部門統(tǒng)一立卷。2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結(jié)卷成。

形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎(chǔ)上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。

4、卷內(nèi)材料要準確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復寫。5、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

目錄和備考表都不算頁數(shù)。

5.檔案管理

1、計算機記錄和管理，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量，更好地為房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

2、利用業(yè)已建立起來的房地產(chǎn)檔案信息庫，來進行檔案的編目、標引，建立自動檢索系統(tǒng)，由計算機輔助進行檔案的接收、整理、鑒定、庫房管理、借閱利用、統(tǒng)計等，并實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。 3、編制完善的檢索工具和提高系統(tǒng)的安全防范。

系統(tǒng)的安全性指的是保護系統(tǒng)的硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為的破壞，做好防病毒工作，抓好用戶權(quán)限管理。只有保證系統(tǒng)的安全順利運行，房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的目標才能得以實現(xiàn)；否則一切都無從談起，因此做好系統(tǒng)的安全防范工作是重中之重。

4、由于電子檔案原始信息的長期保存有待深入研究和探討，對電子檔案要定期進行備份，防止數(shù)據(jù)信息損失。 房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。

建設(shè)一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計算機基礎(chǔ)知識的專業(yè)隊伍，是實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。 。

6.請懂檔案管理工作方面知識或者是經(jīng)驗者：文書檔案的保管期限是長期

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān) 公文是檔案的前身，當其處在傳遞、運轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過程中，具有現(xiàn)行效用，不能稱其為檔案；檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我院就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我們醫(yī)院在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：1、文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。3、公文印制不規(guī)范，用紙有大有小，給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。4、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。5、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為醫(yī)院辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。 二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起 公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處）；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：1、對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。2、要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；Ｒ虼?，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。我院由于發(fā)展已久，在整理檔案過程中，已經(jīng)形成了一套較科學的歸檔方法，具有較強的規(guī)律性，即年度---組織機構(gòu)--內(nèi)容，但在工作中，文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類思路，但也不應(yīng)該隨意更改，要結(jié)合醫(yī)院的具體發(fā)展實際，嚴格依照檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進行科學地創(chuàng)新，不斷提高醫(yī)院的檔案管理水平，盡量做到查找簡便、快捷。三、完善公文材料，做好檔案收集工作文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，

7.如何做好檔案管

檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。 關(guān)鍵詞：檔案管理 問題 信息一體化1 新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景 隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。

首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。

以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應(yīng)調(diào)整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。

檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。 檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。

2 企業(yè)檔案存在的問題 2。1 企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則 企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導的重視下進行了檔案的達標升級工作。

但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導、無計劃；在任務(wù)、無落實；有形式、無效果。 檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

2。2 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造 目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。

檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。 造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點：一是部分領(lǐng)導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設(shè)備沒有起到先進作用。

三是，領(lǐng)導重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。 2。

3 檔案工作缺乏制度化的管理程序 當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。

企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。 此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。

由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領(lǐng)導匯報，但主管領(lǐng)導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。 四是檔案利用不規(guī)范。

檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。3 新時期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式 3。

1 信息一體化管理 信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構(gòu)一般稱為信息中心。

信息中心在為企業(yè)服務(wù)的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性、預(yù)測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證；另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，并進行篩選、匯編，為企業(yè)的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。

這種管理模式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。3。

2 檔案一體化管理 檔案一體化就是利用計算機技術(shù)的強大功能，遵循文件運動周期理論，對文件從制作、現(xiàn)行使用、暫時保存到永久保存四個階段實行全過程的管理，達到文件與檔案數(shù)據(jù)資源的最佳管理和利用效果。 從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學。