檔案工作課件(檔案管理)
1.檔案管理基礎知識
檔案學就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。它的應用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會的進步服務。
檔案學的內容
檔案學以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎上，提出檔案工作的科學理論、原則與方法，指導檔案工作實踐，提高檔案管理的科學水平，以便充分實現(xiàn)檔案的價值，為各項社會實踐服務。
檔案學的研究內容主要有檔案基礎理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案應用五個方面。
檔案學基礎理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質屬性與一般屬性、檔案種類的劃分、檔案價值及其實現(xiàn)的規(guī)律性、國家檔案全宗的實質與結構；檔案工作系統(tǒng)的結構、功能與社會環(huán)境，檔案工作的性質與基本原則，檔案工作與文書、圖書、情報工作的關系；國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的結構、功能及其與國家建設的關系，檔案法規(guī)體系結構與功能；檔案學產(chǎn)生的條件與標志、檔案學的研究對象與任務、檔案學的體系結構、檔案學與相關學科的關系、檔案學的研究方法等。
檔案專業(yè)史研究，即以歷史時期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學的產(chǎn)生、發(fā)展過程及其規(guī)律。其任務是闡明各個社會形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點，及其與當時的政治、經(jīng)濟科學文化諸方面的關系和產(chǎn)生的社會效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結前人檔案學研究成果的基礎上，探索檔案學思想的源流、派別和發(fā)展規(guī)律，以更深刻地認識和理解檔案學思想、理論、原則的形成過程，提高檔案學理論水平。
檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調、檢查、監(jiān)督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。其任務是提高檔案管理的科學水平，促進檔案事業(yè)整體協(xié)調發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開發(fā)創(chuàng)造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。
檔案資源管理與開發(fā)的研究，即對檔案實體管理系統(tǒng)、檔案信息開發(fā)系統(tǒng)及其反饋系統(tǒng)整個過程的研究。檔案實體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統(tǒng)計工作、檔案用戶調查的研究等。其任務是不斷提高檔案管理的科學水平，及時、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶提供高效率服務。
檔案工作應用技術研究。包括檔案保護技術研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術、有害生物防治技術和修復技術的研究；檔案縮微復制技術研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術過程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數(shù)據(jù)的收集和前處理工作，計算機對檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個過程的研究，其任務是逐步實現(xiàn)檔案管理技術現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。
學科體系 檔案學產(chǎn)生初期，學科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問題。隨著各種類型檔案的大量增長和檔案工作實踐、檔案事業(yè)建設的發(fā)展，檔案學分化和發(fā)展出多門分支學科，分別擔負著某一方面的研究任務。
2.檔案管理基礎知識
檔案學就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。
它的應用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會的進步服務。 檔案學的內容 檔案學以檔案和檔案工作為研究對象。
其基本任務是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎上，提出檔案工作的科學理論、原則與方法，指導檔案工作實踐，提高檔案管理的科學水平，以便充分實現(xiàn)檔案的價值，為各項社會實踐服務。 檔案學的研究內容主要有檔案基礎理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案應用五個方面。
檔案學基礎理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質屬性與一般屬性、檔案種類的劃分、檔案價值及其實現(xiàn)的規(guī)律性、國家檔案全宗的實質與結構；檔案工作系統(tǒng)的結構、功能與社會環(huán)境，檔案工作的性質與基本原則，檔案工作與文書、圖書、情報工作的關系；國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的結構、功能及其與國家建設的關系，檔案法規(guī)體系結構與功能；檔案學產(chǎn)生的條件與標志、檔案學的研究對象與任務、檔案學的體系結構、檔案學與相關學科的關系、檔案學的研究方法等。 檔案專業(yè)史研究，即以歷史時期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學的產(chǎn)生、發(fā)展過程及其規(guī)律。
其任務是闡明各個社會形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點，及其與當時的政治、經(jīng)濟科學文化諸方面的關系和產(chǎn)生的社會效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結前人檔案學研究成果的基礎上，探索檔案學思想的源流、派別和發(fā)展規(guī)律，以更深刻地認識和理解檔案學思想、理論、原則的形成過程，提高檔案學理論水平。 檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調、檢查、監(jiān)督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。
其任務是提高檔案管理的科學水平，促進檔案事業(yè)整體協(xié)調發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開發(fā)創(chuàng)造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。 檔案資源管理與開發(fā)的研究，即對檔案實體管理系統(tǒng)、檔案信息開發(fā)系統(tǒng)及其反饋系統(tǒng)整個過程的研究。
檔案實體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統(tǒng)計工作、檔案用戶調查的研究等。其任務是不斷提高檔案管理的科學水平，及時、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶提供高效率服務。
檔案工作應用技術研究。包括檔案保護技術研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術、有害生物防治技術和修復技術的研究；檔案縮微復制技術研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術過程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數(shù)據(jù)的收集和前處理工作，計算機對檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個過程的研究，其任務是逐步實現(xiàn)檔案管理技術現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。
學科體系 檔案學產(chǎn)生初期，學科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問題。隨著各種類型檔案的大量增長和檔案工作實踐、檔案事業(yè)建設的發(fā)展，檔案學分化和發(fā)展出多門分支學科，分別擔負著某一方面的研究任務。
3.檔案管理學的知識
一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項工作比較起來，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對整個工作都具有重要意義。
（1）收集工作是檔案工作的起點；是檔案業(yè)務基礎工作中的基礎；檔案的收集，就是整個檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個國家檔案工作來說，檔案的收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項重要內容和首要的具體措施；（3）從收集工作質量高低的影響來說，它直接關系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強館外調查和指導；（3）推行入館檔案的標準化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。
3、機關內文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機關檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。（2）對整理不善的檔案進行局部調整。
（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內容和形式等幾個方面。
（2）檔案的整理應該充分利用原有基礎；原有基礎指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎，以確定檔案整理的任務和要求，來要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。
3、全宗：（1）概念：全宗就是一個獨立的機關或著名人物在社會活動中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。
全宗不僅是個整理方法問題，也是一條原則、一種理論，稱為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。
全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。
4、全宗構成的條件和立檔單位：形成全宗的機關，稱為立檔單位，又稱全宗的構成者。一個機關就是一個立檔單位，一個立檔單位形成的全部檔案就構成一個全宗。
（1）構成條件：第一，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文；第二，是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃；第三，設有管理人事的機構或人員，并有一[定的人事任免權。三個條件是統(tǒng)一的，是從不同側面反映一個單位的獨立性。
最基本的是第一個條件。在分析或研究一個組織單位能否構成一個立檔單位時，應當明確，機關的大小和檔案數(shù)量的多少，并不影響它成為立檔單位。
有的組織單位也可能不完全具備上述三個條件，但它實際上卻是一個獨立的機關，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構成一個全宗。（2）立檔單位。
5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機關單位的增設、撤銷、合并以及機關名稱的改變、職權范圍和隸屬關系的調整等各種變化。這些情況，有的會影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。
研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應該從立檔單位的政治性質、生產(chǎn)關系性質和基本職能等幾個方面去考察。6、人物全宗：就是社會知名人士（如社會活動家、科學家、作家、藝術家、教育家等）在其一生活動中形成的檔案整體。
人物全宗包括個人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個人（包括家族、家庭）社會活動的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構成者個人、家庭、家族有關的材料，以及直系親屬能夠說明立檔單位情況的材料。7、全宗的補充形式：（1）聯(lián)合全宗。
是若干獨立機關形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成的一個全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數(shù)量極少的若干全宗，按照一定的特點組成的一個全宗集合單位。
（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點集中起來的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應該注意全宗之間的相互聯(lián)系。
10、全宗的編號與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個環(huán)節(jié)：A全宗的編號一般是在檔案館接收全宗時，于全宗名冊上登記編定的，它屬于統(tǒng)計工作的一個具體的技術項目；B全宗在庫房內如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號的編定，它作為檔號的組成部分填寫于案卷封面，全宗的系統(tǒng)排列等也屬于檔案的基本編目和系統(tǒng)化的課題。（2）全宗號的編制和使用方法：A按國家檔案全宗的三部分各依全宗進館的時間順序分編流水號；B按本館全宗的時間、地區(qū)、性質等分編流水號；C所有全宗一律按進館順序統(tǒng)一編定流水號；D按全宗的重要程度編號；E按全宗群連續(xù)編號；F按全宗群留空統(tǒng)編全宗號；G分組單編全宗號；H多級分類單編全宗號；I編大全宗號；J對一部分全宗實行等級分類編號，另外一部分全宗實行序時流水編號。
盡管十多種具體的編號方法各不相同，但就其主要特點來說，可概括為兩種類型：序時流水編號法和體系分類編號法。前者也可簡稱流水法，后者可簡稱分類法。
流水法，無。
4.檔案管理
1、計算機記錄和管理，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用質量，更好地為房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展服務。
2、利用業(yè)已建立起來的房地產(chǎn)檔案信息庫，來進行檔案的編目、標引，建立自動檢索系統(tǒng)，由計算機輔助進行檔案的接收、整理、鑒定、庫房管理、借閱利用、統(tǒng)計等，并實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡化。 3、編制完善的檢索工具和提高系統(tǒng)的安全防范。
系統(tǒng)的安全性指的是保護系統(tǒng)的硬件和軟件免受自然災害和人為的破壞，做好防病毒工作，抓好用戶權限管理。只有保證系統(tǒng)的安全順利運行，房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的目標才能得以實現(xiàn)；否則一切都無從談起，因此做好系統(tǒng)的安全防范工作是重中之重。
4、由于電子檔案原始信息的長期保存有待深入研究和探討，對電子檔案要定期進行備份，防止數(shù)據(jù)信息損失。 房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。
建設一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計算機基礎知識的專業(yè)隊伍，是實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關鍵。 。
5.怎樣做好住培教學的檔案工作
做好住培教學的檔案工作的方法如下：（1）應強化臨床教學工作的檔案意識檔案 是維護歷史真實面貌的重要事業(yè)，是國家各項事 業(yè)必不可少的重要環(huán)節(jié)。
它不僅是維護自身權 益的重要工具，也是規(guī)范管理的基礎；不僅是積 累和傳播知識的重要載體，也是開展文化教育活 動的重要素材；不僅是建立信用的重要工具，也 是開展學科研究工作的可靠依據(jù)。 （2）要明白住培教學檔案應收集的內容教 學檔案是指在教學活動中直接形成的，具有參考 使用價值，按照一定規(guī)律集中保存起來的各種文 字、圖表、聲像、電子數(shù)字化等不同載體形式的原 始資料。
具體收集范圍包括相關教學文本、聲像 資料、數(shù)字化電子信息資料及其與教學相關的各 類實物。 如：①上級文件，教學相關的規(guī)章制度。
②教學機構成立，人事任免，經(jīng)費撥付等方面的 文件，關于教學工作安排的重要會議記錄。③教 學工作中長期規(guī)劃，年度工作計劃，教學大綱，具 體教學活動的策劃（方案、籌備會議等）、組織（參 與人員的職責分工、動員及安排部署領導講話或 文件）、實施（講授人、主持人資料，課件內容，選用教材或參考資料，參加人員簽到表，教學活動 情況的具體記錄如臨床教學的腳本，教學過程的 文字、錄像、照片等）、宣傳（各類媒體的報道情 況）及總結（包括成績、經(jīng)驗、問題、不足，對參與 學員的教學效果評價，對教師教學效果的評價， 對下一步教學活動工作的啟示，改進的思路和舉 措等）。
④典型教案、講稿、PPT等。⑤學員基本 信息管理。
包括學員基本信息表，教學計劃動態(tài) 執(zhí)行表，學員特殊情況記錄，學員受表彰、處罰， 受邀參加某項教學活動等方面情況。學員參加 教學活動的課程安排，考試考核、成績、試卷試 題、標準答案、質量分析、教學日志等。
⑥教學工 作年度總結，教學工作重大活動總結（如教學活 動競賽、專項或綜合性技能操作訓練、重大教學 工作督導檢査活動、主要領導對教學工作的檢查 指導情況、有關教學問題和不足的整改工作情況 等），重要教學會議材料（包括會議通知、與會人 員簽到表、會議內容、會議紀要、會議之后各有關 部門的貫徹落實執(zhí)行情況，會議宣傳報道及督導 檢查材料等）。 ⑦教學成果及教學研究、論文方 面的材料。
⑧教學改革有關材料。⑨教學師資有關材料（如參加過的師資培訓證明或證書，帶 教師資獲獎及受表彰的實物、文件或重要報道； 帶教師資在學術團體的任職情況，對帶教師資進 行培訓、考試、考核、評估等方面的材料）。
⑩針 對教學工作制訂印發(fā)的重要規(guī)章、制度。?針對 教學硬件建設的規(guī)劃，重大教學設備的購置憑 證；重大教學設備的操作要求及規(guī)范等材料；教 學設備使用情況的記錄、相關技能培訓效果評估 記錄等。
?教學工作對外交流與合作的情況記 錄（合作備忘錄、合作協(xié)議、合作協(xié)議的執(zhí)行情況 記錄）。 ?教學活動專報、簡報及領導批示等材 料。
?教學工作中產(chǎn)生的有重要價值的實物、照 片、音頻視頻載體等資料。（3）要認真做好檔案整理工作第一步：收集，要求相對齊全。
第二步：分類，要求科學合理。第三步：甄別，要求取其精華。
第四步：編目，要求清晰有序。 第五步：保存，要求安全整齊。
（4）做好住培檔案的開發(fā)與利用充分發(fā)揮 其憑證價值，證明自己的工作。發(fā)揮參考價值，為教學決策服務。
發(fā)揮資料價值，成為教學活案 例。發(fā)揮科研價值，探索教學新規(guī)律。
