山東省檔案綜合管理(檔案管理學(xué)的知識(shí))

1.檔案管理學(xué)的知識(shí)

一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項(xiàng)工作比較起來(lái)，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對(duì)整個(gè)工作都具有重要意義。

（1）收集工作是檔案工作的起點(diǎn)；是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)；檔案的收集，就是整個(gè)檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個(gè)國(guó)家檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案的收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項(xiàng)重要內(nèi)容和首要的具體措施；（3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來(lái)說(shuō)，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強(qiáng)館外調(diào)查和指導(dǎo)；（3）推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。

3、機(jī)關(guān)內(nèi)文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內(nèi)容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。（2）對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整。

（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等幾個(gè)方面。

（2）檔案的整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)；原有基礎(chǔ)指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，來(lái)要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。

3、全宗：（1）概念：全宗就是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。

全宗不僅是個(gè)整理方法問(wèn)題，也是一條原則、一種理論，稱為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過(guò)程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。

全宗理論的確立，對(duì)檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。

4、全宗構(gòu)成的條件和立檔單位：形成全宗的機(jī)關(guān)，稱為立檔單位，又稱全宗的構(gòu)成者。一個(gè)機(jī)關(guān)就是一個(gè)立檔單位，一個(gè)立檔單位形成的全部檔案就構(gòu)成一個(gè)全宗。

（1）構(gòu)成條件：第一，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；第二，是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一[定的人事任免權(quán)。三個(gè)條件是統(tǒng)一的，是從不同側(cè)面反映一個(gè)單位的獨(dú)立性。

最基本的是第一個(gè)條件。在分析或研究一個(gè)組織單位能否構(gòu)成一個(gè)立檔單位時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確，機(jī)關(guān)的大小和檔案數(shù)量的多少，并不影響它成為立檔單位。

有的組織單位也可能不完全具備上述三個(gè)條件，但它實(shí)際上卻是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構(gòu)成一個(gè)全宗。（2）立檔單位。

5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機(jī)關(guān)單位的增設(shè)、撤銷、合并以及機(jī)關(guān)名稱的改變、職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系的調(diào)整等各種變化。這些情況，有的會(huì)影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。

研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應(yīng)該從立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)和基本職能等幾個(gè)方面去考察。6、人物全宗：就是社會(huì)知名人士（如社會(huì)活動(dòng)家、科學(xué)家、作家、藝術(shù)家、教育家等）在其一生活動(dòng)中形成的檔案整體。

人物全宗包括個(gè)人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個(gè)人（包括家族、家庭）社會(huì)活動(dòng)的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構(gòu)成者個(gè)人、家庭、家族有關(guān)的材料，以及直系親屬能夠說(shuō)明立檔單位情況的材料。7、全宗的補(bǔ)充形式：（1）聯(lián)合全宗。

是若干獨(dú)立機(jī)關(guān)形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成的一個(gè)全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數(shù)量極少的若干全宗，按照一定的特點(diǎn)組成的一個(gè)全宗集合單位。

（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點(diǎn)集中起來(lái)的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應(yīng)該注意全宗之間的相互聯(lián)系。

10、全宗的編號(hào)與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個(gè)環(huán)節(jié)：A全宗的編號(hào)一般是在檔案館接收全宗時(shí)，于全宗名冊(cè)上登記編定的，它屬于統(tǒng)計(jì)工作的一個(gè)具體的技術(shù)項(xiàng)目；B全宗在庫(kù)房?jī)?nèi)如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號(hào)的編定，它作為檔號(hào)的組成部分填寫于案卷封面，全宗的系統(tǒng)排列等也屬于檔案的基本編目和系統(tǒng)化的課題。（2）全宗號(hào)的編制和使用方法：A按國(guó)家檔案全宗的三部分各依全宗進(jìn)館的時(shí)間順序分編流水號(hào)；B按本館全宗的時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等分編流水號(hào)；C所有全宗一律按進(jìn)館順序統(tǒng)一編定流水號(hào)；D按全宗的重要程度編號(hào)；E按全宗群連續(xù)編號(hào)；F按全宗群留空統(tǒng)編全宗號(hào)；G分組單編全宗號(hào)；H多級(jí)分類單編全宗號(hào)；I編大全宗號(hào)；J對(duì)一部分全宗實(shí)行等級(jí)分類編號(hào)，另外一部分全宗實(shí)行序時(shí)流水編號(hào)。

盡管十多種具體的編號(hào)方法各不相同，但就其主要特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，可概括為兩種類型：序時(shí)流水編號(hào)法和體系分類編號(hào)法。前者也可簡(jiǎn)稱流水法，后者可簡(jiǎn)稱分類法。

流水法，無(wú)。

2.檔案管理

1、計(jì)算機(jī)記錄和管理，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量，更好地為房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

2、利用業(yè)已建立起來(lái)的房地產(chǎn)檔案信息庫(kù)，來(lái)進(jìn)行檔案的編目、標(biāo)引，建立自動(dòng)檢索系統(tǒng)，由計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行檔案的接收、整理、鑒定、庫(kù)房管理、借閱利用、統(tǒng)計(jì)等，并實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。 3、編制完善的檢索工具和提高系統(tǒng)的安全防范。

系統(tǒng)的安全性指的是保護(hù)系統(tǒng)的硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為的破壞，做好防病毒工作，抓好用戶權(quán)限管理。只有保證系統(tǒng)的安全順利運(yùn)行，房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)才能得以實(shí)現(xiàn)；否則一切都無(wú)從談起，因此做好系統(tǒng)的安全防范工作是重中之重。

4、由于電子檔案原始信息的長(zhǎng)期保存有待深入研究和探討，對(duì)電子檔案要定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)信息損失。 房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。

建設(shè)一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。 。

3.如何提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，采取科學(xué)的技術(shù)方法，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理。

檔案工作質(zhì)量的高低，根本上取決于檔案工作人員素質(zhì)的高低，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，是促進(jìn)檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的關(guān)鍵，具有重要而深遠(yuǎn)的意義，主要從以下方面著力提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)：一、提高思想認(rèn)識(shí)檔案是反映人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，在傳承和保持社會(huì)文化的統(tǒng)一性和完整性的過(guò)程中發(fā)揮著極其重要的作用。 思想是行動(dòng)的指南，首先在思想上要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性與重要性，樹立正確的職業(yè)觀，做到思想到位、職責(zé)到位、措施到位。

根據(jù)中央、省、局關(guān)于檔案工作的部署要求，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)會(huì)議及文件精神，堅(jiān)持原則，忠于職守，自覺遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，明確職責(zé)，強(qiáng)化管理。 愛崗敬業(yè)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，針對(duì)新情況、新問(wèn)題，緊密結(jié)合工作實(shí)際，積極探索、主動(dòng)思考，開展調(diào)。

4.2020山東事業(yè)單位考試公共基礎(chǔ)知識(shí)：備考復(fù)習(xí)《管理基礎(chǔ)知識(shí)》的技

一、了解《管理基礎(chǔ)知識(shí)》考情

在重慶事業(yè)單位考試中《管理基礎(chǔ)知識(shí)》是綜合崗位作為單獨(dú)的一個(gè)科目，而在綜合類考試中一般會(huì)考察兩門，一是《綜合基礎(chǔ)知識(shí)》，二是《管理基礎(chǔ)知識(shí)》，理解并掌握這部分知識(shí)，對(duì)于備考人群尤其重要。目前市屬考試來(lái)看，題型主要是客觀題為主，題型主要是單選、多選和判斷，但是少數(shù)區(qū)縣會(huì)有一些主觀題。從2020年市屬考試來(lái)看，都是7月19日考試，大多數(shù)區(qū)縣目前出來(lái)的公告都是同一天，所以極大可能會(huì)是同一套題，從大綱來(lái)看，內(nèi)容是比較固定的，大多屬于需要識(shí)記的內(nèi)容。考情比較固定，近3年無(wú)論是考試形式還是考試內(nèi)容變化不大。但是從試題來(lái)看，超綱題目的比例在增多，其實(shí)也就是超出大綱以外的知識(shí)點(diǎn)，需要在復(fù)習(xí)中靈活把握。

二、《管理基礎(chǔ)知識(shí)》內(nèi)容概況及復(fù)習(xí)建議

內(nèi)容上，《管理基礎(chǔ)知識(shí)》復(fù)習(xí)包括管理緒論、決策、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制、創(chuàng)新、管理方法與管理工具、管理績(jī)效、戰(zhàn)略管理等各方面知識(shí)的理解和運(yùn)用。其中，前四部分是考試的重點(diǎn)，管理緒論、決策、組織、領(lǐng)導(dǎo)無(wú)論是市屬考試還是區(qū)縣中都是考察較多的。當(dāng)然，從一些地區(qū)考試來(lái)看，也有超出大綱以外的知識(shí)點(diǎn)，基本上來(lái)自于其他管理學(xué)書籍，所以也建議考試可以多看一些其他類的書籍，例如周三多的《管理學(xué)原理》等。

大多數(shù)時(shí)候管理概述部分整體難度適中，識(shí)記性的內(nèi)容更多，考察比較細(xì)?？键c(diǎn)涉及管理的含義、特征、原理、職能、類型等。其中重點(diǎn)考察的比如管理的基本職能、管理者角色、管理者技能、泰勒科學(xué)管理理論、法約爾一般管理理論、梅奧人際關(guān)系理論。 決策部分考點(diǎn)涉及決策含義、構(gòu)成、特征、分類、原則、前提、方法、過(guò)程；預(yù)測(cè)的含義、類型、程序、方法；計(jì)劃的概念、特點(diǎn)、類型、編制、原理等，需要學(xué)習(xí)與把握，其中決策的類型、決策的技術(shù)方法、預(yù)測(cè)中的德爾菲法、群體決策中的頭腦風(fēng)暴法等考查較多。考查方式為直接考查，題目常規(guī)。組織考點(diǎn)涉及組織概述、組織設(shè)計(jì)、組織結(jié)構(gòu)、人員配備、組織文化、組織變革等考查較多。領(lǐng)導(dǎo)部分考題整體難度較大。考點(diǎn)涉及領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)者、人性假設(shè)理論、領(lǐng)導(dǎo)理論、激勵(lì)理論與技巧、人際溝通等需要靈活理解的居多。

在復(fù)習(xí)過(guò)程中，不要急功近利，首先梳理清楚知識(shí)點(diǎn)，掌握每一個(gè)重點(diǎn)考察的知識(shí)點(diǎn)，梳理自己的知識(shí)框架；其次，就是需要結(jié)合一些練習(xí)題，在做題過(guò)程中學(xué)會(huì)查漏補(bǔ)缺，反復(fù)查看；最后，就是按照考試時(shí)間嚴(yán)格要求自己規(guī)范答題，養(yǎng)成答題的好習(xí)慣。

5.檔案管理制度主要包括哪些內(nèi)容

檔案管理制度主要內(nèi)容包括：應(yīng)作為檔案保存的范圍、檔案管理責(zé)任人， 檔案收集、裝訂的規(guī)范要求及銷毀檔案的程序等等。

參考范例：1.合作組織檔案包括組織各類文件簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào) 表、發(fā)展規(guī)劃、培訓(xùn)資料、會(huì)議記錄、往來(lái)函件、購(gòu)銷合同及協(xié)議、財(cái)務(wù)公開資料等各種文書檔案；包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等各種會(huì)計(jì)檔案；2.合作組織會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)對(duì)各種文書檔案和會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)一管理；3?會(huì)計(jì)人員必須按季度對(duì)會(huì)計(jì)憑證整理、裝訂成冊(cè)；年度終 了，對(duì)會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表及其他會(huì)計(jì)資料和文書檔案進(jìn)行分類 整理裝訂、立卷歸檔，按年度分類編制檔案目錄；4.査閱或調(diào)用檔案資料，必須經(jīng)合作組織負(fù)責(zé)人同意，并建 立檔案査閱或調(diào)用登記簿，對(duì)查閱時(shí)間、內(nèi)容、歸還時(shí)間等作好 記載；5.銷毀檔案資料要嚴(yán)格按程序進(jìn)行，屬銷毀范圍的會(huì)計(jì)檔案 資料必須登記造冊(cè)并報(bào)縣有關(guān)部門批準(zhǔn)后才能銷毀。