單證遺失事故的處理方法

單證遺失事故的處理方法

單證遺失事故的處理方法

單證遺失，可能是由于出口商制作和保管單證不善贊成的，也可能是單據(jù)在交付郵政或快遞公司轉(zhuǎn)遞過程中遺失的。而目前，我國(guó)對(duì)郵政及快遞公司遺失文件的賠償制 度尚不完善，一般以郵資的若干倍來計(jì)算。而外貿(mào)單證的特殊性使得這個(gè)賠償數(shù)額無論如何也不濟(jì)事。因此，發(fā)生類似事情的時(shí)候，追究責(zé)任意義不大，關(guān)鍵還要靠 自己去盡力補(bǔ)救。

首先要防患于未然，企業(yè)內(nèi)部建立起比較清晰的單證制作和傳遞堆積。業(yè)務(wù)員自己繕制保管單證的，要注意歸檔管理。老業(yè)務(wù)員喜歡在交易確立以后就制作客戶檔案， 列明所需單證、辦理時(shí)間和單證收取記錄，這是個(gè)很好的經(jīng)驗(yàn)。公司有專門的單證員的，不但單證員自己要有記錄冊(cè)，還要與業(yè)務(wù)員建立起單證交接登記本，避免轉(zhuǎn) 交過程中的“真空”缺漏。

所有的單據(jù)，都復(fù)印一份，以備萬一出紕漏時(shí)可以對(duì)照原單處理。

單證遺失后，要第一時(shí)間處理。屬于自己繕制的發(fā)票裝箱單等，即刻補(bǔ)制，屬于國(guó)家機(jī)構(gòu)或第三方出具的，及時(shí)通知出具人，辦理補(bǔ)單手續(xù)。詳細(xì)如下：

1、報(bào)關(guān)單據(jù)的遺失

發(fā)票等單據(jù)在報(bào)關(guān)前遺失的，盡量自己補(bǔ)發(fā)并快遞給報(bào)關(guān)代理人。如果是長(zhǎng)期合作的報(bào)關(guān)代理人，不妨預(yù)先留幾份簽章空白發(fā)票箱單等，以便急需時(shí)由報(bào)關(guān)代理人幫忙 填寫。這在外貿(mào)操作中比較常見。但這樣做的風(fēng)險(xiǎn)很大，存在著報(bào)關(guān)代理人私用于偽造單據(jù)的可能。隨付報(bào)關(guān)的核銷單遺失，必須將所遺失的核銷單立即報(bào)告外匯管 理局，登報(bào)聲明作廢，再另外出具一份核銷單。海關(guān)已簽發(fā)的報(bào)關(guān)單證明聯(lián)、核銷聯(lián)遺失，可以向海關(guān)提出書面申請(qǐng)補(bǔ)簽，并隨附有關(guān)證明材料，海關(guān)審核同意后， 可予以補(bǔ)簽。海關(guān)在證明聯(lián)、核銷聯(lián)上注明“補(bǔ)簽”字樣，并按規(guī)定收取工本費(fèi)。

2、提單的`遺失

提單遺失后，可以通過貨代補(bǔ)發(fā)提單，或電放(收貨人無需正本提單，憑貨代電報(bào)指示放貨)形式解決。但辦理起來較為棘手，各個(gè)船公司規(guī)定不同，通常根據(jù)與出口 商的關(guān)系而定。因?yàn)檠a(bǔ)發(fā)提單對(duì)貨代而言風(fēng)險(xiǎn)很大，如果因此出現(xiàn)冒領(lǐng)或其他糾紛----比如出口商惡意欺詐，將原提單交付客戶或銀行以后，謊稱遺失，借以扣 留貨物----貨代難脫干系。特別地，如果是“記名提單”(即提單上限定具體的提貨人)比較好辦，只要提貨人證明自己身份即可電放，但如果是“指示提單” (即提單上暫未指定收貨人，這一點(diǎn)在本書后面的貨運(yùn)章節(jié)中將詳細(xì)解釋)就麻煩了。如果貨代信任發(fā)貨人，那么通常發(fā)貨人一封保函(擔(dān)保因此出現(xiàn)的所有責(zé)任由 發(fā)貨人自己承擔(dān))即可解決;而如果彼此不熟悉，則貨代通常會(huì)要求在出具保函的同時(shí)提供相當(dāng)于貨值或雙倍的擔(dān)保金，擔(dān)保金期限甚至長(zhǎng)達(dá)一年。這對(duì)于貨主而言 將是個(gè)沉重的負(fù)擔(dān)。

曾有過一個(gè)實(shí)例：

一份指示提單在交付快遞公司后遺失，發(fā)貨人請(qǐng)求電放，船公司求發(fā)貨人首先提供遺失聲明，再到公安局報(bào)案，取得報(bào)案登記后，在船公司指定的刊物上聲明提單作 廢，最后再交納200%的貨值擔(dān)保金。最后在買賣雙方的配合下，因提貨人信譽(yù)不錯(cuò)，船公司才最終許可免交了擔(dān)保金，但此過程也耗時(shí)耗力。提單一般三正三副，因此，除非客戶要求“全套提單”，否則盡量爭(zhēng)取保留一份正本提單，避免遺失風(fēng)險(xiǎn)。

3、原產(chǎn)地證的遺失或修改

如果因?qū)嶋H交貨與申報(bào)的不符，或有其他錯(cuò)漏，需要修改補(bǔ)充原產(chǎn)地證內(nèi)容，必須申明更改理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機(jī)構(gòu)審查符合要求后，重新辦理申請(qǐng)手續(xù)，收回原 發(fā)原產(chǎn)地證，換發(fā)新證。如已簽發(fā)的原產(chǎn)地證遺失或損毀，從簽發(fā)之日起半處內(nèi)，申請(qǐng)單位必須向簽證機(jī)構(gòu)申明理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機(jī)構(gòu)審查同意后重新辦理申 請(qǐng)手續(xù)。簽證機(jī)構(gòu)在新簽證書上注明“XX年XX月XX日原發(fā)XX號(hào)原產(chǎn)地證作廢”。這里說的簽證機(jī)構(gòu)，可以是進(jìn)出口商品檢驗(yàn)檢疫局，也可以是各地的貿(mào)易促 進(jìn)會(huì)。單證繕制正確完整，就為收取貨款奠定了基礎(chǔ)。然而，如何在交付貨物單證后順利收回貨款，仍是我們特別需要重視的。貨款不能及時(shí)、安全收回，所有業(yè)務(wù) 都是一場(chǎng)空。前面我們?cè)f過，為保障出口商收回貨款，理論上通行的做法是信用證。實(shí)際上除了信用證外，還有幾種結(jié)算方式。不過信用證始終算最安全、最有保障的----當(dāng)然，也是手續(xù)費(fèi)最貴的。