組織開展檔案基礎業(yè)務知識培訓(檔案管理)
1.檔案管理基礎知識
檔案學就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。它的應用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會的進步服務。
檔案學的內(nèi)容
檔案學以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎上，提出檔案工作的科學理論、原則與方法，指導檔案工作實踐，提高檔案管理的科學水平，以便充分實現(xiàn)檔案的價值，為各項社會實踐服務。
檔案學的研究內(nèi)容主要有檔案基礎理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案應用五個方面。
檔案學基礎理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質屬性與一般屬性、檔案種類的劃分、檔案價值及其實現(xiàn)的規(guī)律性、國家檔案全宗的實質與結構；檔案工作系統(tǒng)的結構、功能與社會環(huán)境，檔案工作的性質與基本原則，檔案工作與文書、圖書、情報工作的關系；國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的結構、功能及其與國家建設的關系，檔案法規(guī)體系結構與功能；檔案學產(chǎn)生的條件與標志、檔案學的研究對象與任務、檔案學的體系結構、檔案學與相關學科的關系、檔案學的研究方法等。
檔案專業(yè)史研究，即以歷史時期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學的產(chǎn)生、發(fā)展過程及其規(guī)律。其任務是闡明各個社會形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點，及其與當時的政治、經(jīng)濟科學文化諸方面的關系和產(chǎn)生的社會效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結前人檔案學研究成果的基礎上，探索檔案學思想的源流、派別和發(fā)展規(guī)律，以更深刻地認識和理解檔案學思想、理論、原則的形成過程，提高檔案學理論水平。
檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調、檢查、監(jiān)督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。其任務是提高檔案管理的科學水平，促進檔案事業(yè)整體協(xié)調發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開發(fā)創(chuàng)造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。
檔案資源管理與開發(fā)的研究，即對檔案實體管理系統(tǒng)、檔案信息開發(fā)系統(tǒng)及其反饋系統(tǒng)整個過程的研究。檔案實體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統(tǒng)計工作、檔案用戶調查的研究等。其任務是不斷提高檔案管理的科學水平，及時、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶提供高效率服務。
檔案工作應用技術研究。包括檔案保護技術研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術、有害生物防治技術和修復技術的研究；檔案縮微復制技術研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術過程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數(shù)據(jù)的收集和前處理工作，計算機對檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個過程的研究，其任務是逐步實現(xiàn)檔案管理技術現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。
學科體系 檔案學產(chǎn)生初期，學科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問題。隨著各種類型檔案的大量增長和檔案工作實踐、檔案事業(yè)建設的發(fā)展，檔案學分化和發(fā)展出多門分支學科，分別擔負著某一方面的研究任務。
2.機關科室和基層檔案工作人員培訓都需要那些步驟
做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施法》賦予檔案人員的職責。
做好檔案交接工作，，采取如下措施： 首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層企業(yè)檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先工作交接手續(xù)，然后再調動手續(xù)，對未檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調動工作通知，不得工資轉移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。
當?shù)貦n案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未妥，仍然隨意簽發(fā)調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理二是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。
其次認真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監(jiān)交。
檔案監(jiān)交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監(jiān)交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。
交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式3份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。
交接工作結束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負責。 再是加強檔案交接中的思想教育工作。
檔案交接工作中出現(xiàn)的問題，不單純是基層檔案人員的業(yè)務素質問題，其中一個十分重要的原因就是近幾年來，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業(yè)心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按照規(guī)定，使基層檔案工作前后銜接起來。
3.如何做好檔案業(yè)務指導管理工作
檔案是機構內(nèi)部最為規(guī)范的知識，是機構存在的歷史依據(jù)，做好檔案管理工作是一個機構健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是機構管理工作的一部分，是提高機構工作質量和工作效率的基礎條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，是衡量一個機構管理水平的重要尺度。會博通知識管理系統(tǒng)提供承載檔案全生命周期管理的管理體系。
檔案的采集與形成：
對于檔案的信息化采集，支持多種采集渠道以及多種采集方法。機構可以按照內(nèi)部管理的習慣以及需要，匹配采用符合自身需要的檔案管理規(guī)范，對實體檔案與電子檔案進行統(tǒng)一管理。
檔案的信息化存儲：
對于企業(yè)來說，如何把檔案進行有序化管理，是檔案管理的重點，3Hmis綜合檔案管理能有效幫助企業(yè)，對檔案進行分門別類的有序化管理。并且，系統(tǒng)提供例如封面、背脊、目錄、備考表等表格打印，輔助檔案人員輕松地完成對紙質檔案的手工處理。
檔案的信息化利用：
在如今信息化管理時代，檔案并非單單把檔案封存在檔案室或系統(tǒng)中，而是利用檔案借閱、歸還與發(fā)放，搜索平臺，提醒，歷史版本，水印防擴散等功能，助力企業(yè)日后的生產(chǎn)經(jīng)營管理提供重復利用、歷史借鑒以及促進改善與創(chuàng)新的重要材料。
4.培訓檔案是什么
培訓檔案的分類與要素 一般來說，企業(yè)培訓檔案主要分為員工培訓檔案、培訓管理檔案和培訓知識儲備檔案三個大類。
員工培訓檔案是人力資源管理部門為員工建立的體現(xiàn)員工在一定時期內(nèi)參加培訓項目的記錄性文件。檔案的主要內(nèi)容涉及員工姓名、當時所在部門、參加培訓的名稱、培訓發(fā)生日期、培訓學時、培訓機構和授課人、培訓結果（如考試、取證、繼續(xù)教育等）、培訓費用等。
培訓管理檔案是企業(yè)培訓管理人員在培訓管理過程中形成的一些過程性文件檔案，包括：企業(yè)年度培訓計劃、培訓項目建議書、培訓項目評估報告，內(nèi)外部培訓師資檔案、員工培訓取證和繼續(xù)教育檔案、培訓業(yè)務定點聯(lián)系機構檔案等。 培訓知識儲備檔案是由人力資源管理部門負責積累和不斷完善的、在培訓過程中形成的知識數(shù)據(jù)檔案，主要包括：以專業(yè)類別劃分的企業(yè)自行設計和開發(fā)的培訓課程、各種介質形態(tài)的培訓書籍和講義、培訓實況影像記錄光盤，另外還包括以發(fā)生時點分段的，同一培訓課程的版本修訂、知識補充與變更情況檔案等。
培訓檔案要素信息采集與處理 以上培訓檔案的各要素是圍繞培訓的實施而發(fā)生的，需要管理部門及時有效地進行信息采集與處理。 從信息采集程序上講，培訓檔案要素的信息采集程序如圖表1所示，流程圖的起始點為培訓計劃已制定，并下發(fā)實施。
企業(yè)培訓從大類分可分為內(nèi)部培訓和外部培訓兩部分。外部培訓一般指需要借助外部資源的培訓，如員工外出培訓、企業(yè)聘請外部講師進行的培訓；內(nèi)部培訓指企業(yè)利用內(nèi)部資源開展的培訓活動，如人力資源部組織的公司層面的培訓、部門或基層班組自主培訓等。
所有培訓要素的相關信息經(jīng)過收集，將全部進入到人力資源培訓檔案管理系統(tǒng)中。這是一個信息處理中樞，經(jīng)過系統(tǒng)可以將不同時點、零星輸入的培訓檔案要素信息進行數(shù)據(jù)收集和處理，并按使用要求，形成三類不同的培訓檔案，以進行規(guī)范化管理（見圖表2）。
在第一階段，檔案信息收集的特點是以單次培訓為中心，盡可能多地輸入本次培訓所能涵蓋的全部內(nèi)容，就如同一把撐開的傘，呈輻射狀，但要求輸入的內(nèi)容格式要標準。信息輸入內(nèi)容應按使用者的不同要求進行設定，如時間、內(nèi)容、專業(yè)類、課時、參加人員名單、總費用支出、授課人、培訓組織者對預期效果的反饋等。
外部培訓一般由培訓參與人或知情者錄入，內(nèi)部培訓一般由組織者錄入，另外知識儲備檔案、講師檔案信息一般由專業(yè)主責部門（如人力部、技術部、財務部等）負責篩選、維護并及時更新，檔案信息處理系統(tǒng)通過對不同使用者的授權就可以實現(xiàn)此功能。 在第二階段，通過系統(tǒng)處理程序實現(xiàn)信息的多對一、一對多、多對多等復雜邏輯關系的生成，并通過檔案輸出界面設計、輸入信息的修改權限設計形成符合使用要求的不同類型數(shù)據(jù)庫。
使在第一階段輸入的信息數(shù)據(jù)鮮活起來，并按不同的提取字段，以不同的角色出現(xiàn)在不同的輸出界面中，實現(xiàn)一定程度上的“智能化”管理。 在第三階段中，提取出不同的輸出結果，為人力資源管理提供一種強有力的輔助手段。
如企業(yè)的培訓知識檔案將來的發(fā)展方向是內(nèi)部公共資源庫；員工學時目標的完成率、部門學時達標率，可作為績效考核的一項內(nèi)容；員工年度參加培訓的項目可為下一步培養(yǎng)方案制定和職務晉升提供依據(jù)；講師滿意度調查可作為講師考核評價與升降級的一項主要參考；已有培訓的參與度可作為培訓需求調研和制定下一年培訓計劃的因素；單個員工培訓費用統(tǒng)計是企業(yè)核算人力成本、培訓協(xié)議簽署和離職員工培訓費用清算的條件等。 培訓檔案信息化的實施基礎 對培訓檔案實施信息化管理，不僅需要企業(yè)從上到下對培訓信息收集和檔案建立工作的支持、各級培訓管理者認真細致的工作，更重要的是企業(yè)全員都要理解培訓檔案管理的意義所在。
需要特別注意的是，培訓檔案實施信息化只是作為一種管理工具，要做好培訓工作，必須要考慮到很多更重要的外圍環(huán)節(jié)，如果這些環(huán)節(jié)缺失，就會造成檔案管理信息化系統(tǒng)的形同虛設和徹底“失效”。 培訓本身 首先，培訓計劃要緊貼受眾需求、符合實際需要，內(nèi)容不過分超前但能保證時效性； 其次，要求培訓課程設計是高水平的，圍繞一定的中心思想，形成嚴謹?shù)倪壿嬯P系； 再次，所有培訓講師是經(jīng)過精心挑選的，在知識、經(jīng)驗和表達等多方面是具有較高層次的； 最后，培訓實施安排是合理的，如時間及場所選擇、現(xiàn)場控制與記錄、效果評價與調查等都要在實施前進行周密籌劃。
培訓管理者 第一，管理者要具備良好的職業(yè)操守，認真細致的工作態(tài)度； 第二，檔案管理的系統(tǒng)化實施要求管理人員即使不是信息化專家，也應該是全面型人才； 第三，經(jīng)驗來自于工作中的點滴收集和積累，管理者應不斷修訂檔案管理的制度，更新、完善流程； 第四，管理者應勇于創(chuàng)新和實踐，在創(chuàng)新過程中顯著提升技術水平和溝通應變能力。 體制與機制 首先，要使檔案管理被所有員工和領導重視起來，其中核心管理層的倡導最為關鍵； 其次，要在績效考核、薪酬調整、職務晉升等多方面建立與培訓檔案間的關聯(lián)，發(fā)揮培訓檔案輸出的激勵作用； 第三，要配合出臺關于培訓講師聘任、考核。
5.簡述檔案業(yè)務工作的“六個環(huán)節(jié)”
簡述檔案業(yè)務工作的“六個環(huán)節(jié)” 檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。
這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式 ，給專職檔案人員提出了更高的要求。
為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
一、規(guī)范化、科學化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎性工作，也是成為一流企業(yè)的一項重要保障。 當今世界已進入知識經(jīng)濟和信息時代，信息已成為比資產(chǎn)（本）更為 重要的戰(zhàn)略資源。
檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的重要作用。 我公司是首家在香港上市的國內(nèi)咨詢公司，從默默無聞的只有二、三十人的小公司發(fā)展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發(fā)展具有顧問特色的企業(yè)文化、經(jīng)營管理、業(yè)務拓展等各方面積累了豐富的資源。
為了使公司向國際化、標準化、質量化的軌道前進，公司內(nèi)部結構在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業(yè)務特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設和發(fā)展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作，成為一項緊迫的任務。
它將為公司各項綜合業(yè)務、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風險，提高公司的市場競爭力、推動公司持續(xù)發(fā)展起重要作用，也成為衡量公司經(jīng)營管理水平的重要標志。 二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時研究院下發(fā)的收文、公司內(nèi)部發(fā)文和簽報分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，內(nèi)容是簡單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營管理、綜合業(yè)務管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著公司的壯大和發(fā)展，業(yè)務量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現(xiàn)有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發(fā)展的要求。
如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構建適宜公司業(yè)務發(fā)展實際的綜合檔案管理系統(tǒng)性框架、拓展檔案信息資源是當務之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。
首先，要熟悉、掌握公司的業(yè)務情況和專業(yè)知識，針對公司的業(yè)務性質以及內(nèi)部組織結構重新調整檔案的類目；其次，還要系統(tǒng)地整理歷史檔案，積極開發(fā)檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問題：各業(yè)務部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是，業(yè)務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。
二是，在日?；顒又行纬傻拇罅繖n案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現(xiàn)在：業(yè)務部門研究人員對企業(yè)的調查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。
有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復印件。這些問題直接隨著人員的流動導致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發(fā)的檔案資源。 再比如，我公司上市過程中的文件和材料的也要進行目錄收集、公司經(jīng)營管理活動檔案的要單獨整理；建立并完備科研、聲像載體、實物、設備、外事、會議及公關活動檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項內(nèi)容也是整體檔案管理工作順利進行的前提。
只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計等管理工作提供基礎，體現(xiàn)檔案的價值所在。
三、檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發(fā)展方向 檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合顧問公司具體實際情況來看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應當前公司發(fā)展的需要，必須進行重視和創(chuàng)新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。
我公司的產(chǎn)品。
6.如何做好社會組織登記檔案的整理與管理
應從以下幾個方面抓起： 一、增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視 一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。
因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。
要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。
這個根本工作是內(nèi)因，領導的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。如何發(fā)揮主觀能動性，爭取領導重視，檔案管理人員應當做到如下幾點： 1、愛崗敬業(yè)，使領導滿意自己的工作。
領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。
2、積極宣傳，使領導增強檔案管理意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關文件、材料給領導看，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應用。
檔案管理人員要經(jīng)常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作。 二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理 隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。
管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。 1、增強責任感，提高管理意識。
檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。
2、掌握管理技能，提高綜合素質。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。
而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。
所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。 3、利用現(xiàn)有資源，整理檔案。
檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。
而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。
因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。 三、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質 檔案管理人員的業(yè)務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。
由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務。
1、提高認識水平，強化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。
要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務質量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質的不斷提高。其次，21世紀的檔案管理工作者的機遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。
2、加強制度建設，建立運行機制。加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。
首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。
約束和激勵機制可以促使檔案管理工。
7.整理檔案、平時整理資料、打印表格、文件之類的工作
行政助理工作總結 （范文） 經(jīng)過這X多月來的不斷學習，以及同事、領導的關心和幫助，我已完全融入到了公司這個大家庭中，個人的工作技能和工作水平有了顯著的提高。
現(xiàn)將我一年來的工作情況簡要總結如下： 一、以踏實的工作態(tài)度，適應辦公室工作特點 辦公室作為企事業(yè)單位運轉的一個重要樞紐部門，是單位內(nèi)外工作溝通、協(xié)調、處理的綜合部門，這就決定了辦公室工作繁雜性。由于我們辦公室人手少，工作量大，我和三位同事共同協(xié)作、共同努力，在遇到不懂得地方及時向她們請教學習，并優(yōu)質高效的完成領導交辦的各項任務。
在這半月里，遇到各類活動和接待都不是很多，但我都能夠積極配合做好后勤保障工作，與同事心往一處想，勁往一處使，不計較干多干少，只希望把領導交辦的事情辦妥、辦好。 二、加強學習，注重自身素質修養(yǎng)和提高 領導要求我們必須具有先進的觀念，要用科學發(fā)展的眼光看待一切，才能適應公司未來的發(fā)展。
因此，我通過網(wǎng)絡、書籍及各類文件資料的學習，不斷提高了自己的業(yè)務水平。工作中，能從單位大局出發(fā)，從單位整體利益出發(fā)，凡事都為單位著想，同事之間互幫互助，并保持融洽的工作氣氛，形成了和諧、默契的工作氛圍。
另外，我還注重從工作及現(xiàn)實生活中汲取營養(yǎng)，認真學習文秘寫作、景區(qū)建設與發(fā)展、宣傳推介、檔案管理等相關業(yè)務知識。同時，虛心向領導、同事請教學習，取長補短，來增強服務意識和大局意識。
對辦公室工作，能夠提前思考，對任何工作都能做到計劃性強、可操作性強、落實快捷等。 三、堅持做事先做人，努力做好日常工作 我做了下面的努力： 1、出勤方面，每天都能提前十到二十分鐘到達辦公室，做好上班前的相關工作準備，并能及時打掃兩位領導的辦公室等。
2、公文處理過程方面，嚴格按照國家事業(yè)單位公文處理辦法中所規(guī)定的程序辦事。發(fā)文時，能嚴格按照擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、印制、蓋章、登記、發(fā)文等程序辦理；收文時，按照收文登記、擬辦、批辦、分送、催辦、立卷、歸檔等程序辦理，沒有出現(xiàn)錯誤的公文處理事情。
3、紙張文檔、電子文檔的歸檔整理方面。在工作中，我特別注意對紙張資料的整理和保存，將有用的及時保存、歸檔，對于沒用的及時銷毀。
因為很多文字性工作都是電腦作業(yè)，所以我在電腦中建立了個人工作資料檔案庫。并于每周星期五把工作過的資料集中整理，分類保存，以便今后查找。
4、關系處理方面，在工作上能做到主動補位。并能與其他各科室人員加強溝通，密切配合，互相支持，保證整體工作不出現(xiàn)紕漏。
在工作中我自己確定了一條工作原則，屬于自己的工作要保質保量完成，不屬于自己的工作范圍的配合其他人員能完成的也要按時完成，做到了主動幫忙、熱情服務。 四、嚴格要求自己，時刻警醒 在工作中，我努力從每一件事情上進行總結，不斷摸索，掌握方法，提高工作效率和工作質量，因為自己還是新同志，在為人處事、工作經(jīng)驗等方面經(jīng)驗還不足，在平時工作和生活中，我都能夠做到虛心向老同志學習、請教，學習他們的長處，反思自己不足，不斷提高政治業(yè)務素質。
我時刻提醒自己，要誠懇待人，態(tài)度端正，積極想辦法，無論大事小事，我都要盡最大能力去做。在平時時刻要求自己，必須遵守勞動紀律、團結同志、從打掃衛(wèi)生等小事做起，嚴格要求自己。
以不求有功、但求無過信念，來對待所有事情。 五、存在的不足 1、在本職工作中還不夠認真負責，崗位意識還有待進一步提高。
不能嚴格要求自己，工作上存在自我放松的情況。由于辦公室的工作繁雜，處理事情必須快、精、準。
在這方面，我還有很多不足，比如在作會議記錄時，沒有抓住重點，記錄不全，導致遺漏一些重要內(nèi)容。 2、對工作程序掌握不充分，對自身業(yè)務熟悉不全面，對工作缺少前瞻性和責任心，致使自己在工作中偶爾會遇到手忙腳亂的情況，甚至會出現(xiàn)一些不該出現(xiàn)的錯誤。
3、缺少細心，辦事不夠謹慎。文秘工作是相對簡單但又繁多的工作，這就要求我必須細心有良好的專業(yè)素質，思路縝密。
在這方面，我還不夠細心，時有粗心大意、做事草率的情況。 六、今后努力的方向 1、今后在工作中還需多向領導、同事虛心請教學習，要多與大家進行協(xié)調、溝通，從大趨勢、大格局中去思考、去謀劃、取長補短，提高自身的工作水平。
2、必須提高工作質量，要具備強烈的事業(yè)心、高度的責任感。在每一件事情做完以后，要進行思考、總結，真正使本職工作有計劃、有落實。
尤其是要找出工作中的不足，善于自我反省。 3、愛崗敬業(yè)，勤勞奉獻，不能為工作而工作，在日常工作中要主動出擊而不是被動應付，要積極主動開展工作，擯棄浮躁等待的心態(tài)，善謀實干，肯干事，敢干事，能干事，會干事。
4、平時需多注意鍛煉自己的聽知能力。在日常工作、會議、領導講話等場合，做到有集中的注意力、靈敏的反應力、深刻的理解力、牢固的記憶力、機智的綜合力和精湛的品評力；在辦事過程中，做到?jīng)]有根據(jù)的話不說，沒有把握的事不做，不輕易許愿，言必行，行必果。
5、要注意培養(yǎng)自己的綜合素質，把政治理論學習和業(yè)務學習結合起來，提高自身的。
8.公司的檔案管理制度如何開展學習,考試,執(zhí)行
檔案管理制度為貫徹實施《中華人民共和國檔案法》，確保墾區(qū)社會保險系統(tǒng)檔案資料的完整，提高檔案的科學化和規(guī)范化管理水平，特制定本制度。
一、總局、分局社保局辦公室為兩級機構的檔案管理部門，農(nóng)牧場社保局應指定專人管理文書檔案、會計檔案和業(yè)務檔案。二、三級社保機構在黨務、行政、業(yè)務以及財務、人事等工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料均應立卷和歸檔。
業(yè)務科室負責業(yè)務文件立卷和定期向辦公室歸檔；財務科負責財務檔案的立卷和定期向辦公室歸檔；其余所需立卷和歸檔的文件材料均由辦公室直接處理，辦公室主任和專職文書、檔案員應對本單位業(yè)務部門和下屬機構的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。三、檔案的立卷和歸檔要求：（一）應歸檔的文件材料齊全、完整；（二）文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；（三）歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。
四、有關干部人事管理、工資、職稱、編制等方面的文件材料的立卷及工作人員的干部檔案和工人檔案，由政工科管理。五、有立卷和歸檔職能的科室（辦）應在第二年上半年向辦公室移交檔案，辦公室檔案員和科室（辦）移交人根據(jù)移交目錄，清點核對，并履行簽字手續(xù)。
財務檔案從立卷之起可以在財務部門保管一年，但應指定由專人保管，超過一年必須按時移交。六、辦公室負責檔案管理的專兼職人員，應會同業(yè)務科室，根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為本單位各項工作服務，并注意掌握檔案的利用效果。
七、歸檔范圍、保管期限和檔案銷毀（一）歸檔的文件材料的范圍：凡是反映本單位黨務工作和業(yè)務工作活動，具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。1、上級機關或業(yè)務主管部門的文件材料：（1）上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；（2）上級頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的非本單位主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；（3）上級領導等視察、檢查墾區(qū)社保工作時的重要指示、講話、賀詞、照片和有特殊保存價值的錄音，錄像等材料；（4）代上級草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；（5）代上級轉發(fā)本單位的文件（包括報紙、刊物轉載）。
2、本單位的文件材料：（1）本單位組織召開的社保系統(tǒng)工作會議，社保系統(tǒng)專業(yè)會議的全套文件材料以及各種聲像材料；（2）本單位黨組、行政領導會議（局務會議）材料；（3）本單位頒發(fā)的（包括轉發(fā)及與其他行政部門聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿；（4）本單位的請示與上級機關或主管部門的批復文件，下級機構的請示與本單位的批復文件；（5）本單位及其內(nèi)部職能部門業(yè)務運行活動形成的工作計劃、總結、報告、年度目標管理考核實施方案和考核評比結果等；（6）反映業(yè)務活動和業(yè)務規(guī)范化管理的文件材料；（7）反映業(yè)務活動原始資料和基礎數(shù)據(jù)資料（重要基數(shù)）、信息化處理（上傳和下載）和信息系統(tǒng)運行的數(shù)據(jù)資料（包括備份的計算機盤、片）、工作記錄等；（8）需建立和反映的各業(yè)務險種的個人帳戶資料；（9）對下級檢查、調查研究形成的重要文件材料；（10）統(tǒng)計原始臺帳、統(tǒng)計報表、匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（備份的計算機盤片等）；（11）本單位形成的憑證、帳薄、財務報表、其他財務資料和匯總的財務報表（備份的計算機盤片等）；（12）審計工作中形成的審計通知書、審計調查通知書、審計工作底稿、審計報告、審計意見書和審計決定等；（13）本單位購建辦公樓、重大修繕項目、征用土地以及基本建設工程施工、竣工、購置大中型設備的文件材料、信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)建設等文件材料等；（14）本單位制定的條例、準則、章程和各項管理制度等文件材料；（15）本單位成立、合并、撤銷、更名、啟用印信及組織簡則、人員編制等文件材料；（16）本單位、本系統(tǒng)的歷史沿革、大事記，反映重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書等文件材料；（17）本單位（包括上報、下批）干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業(yè)技術職務申報、考試和評定、考核聘任，黨員、團員、干部工勤人員名冊、報表，以及工作人員的考試、考核、考勤、評聘、錄用、轉正、定級、調資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡等工作及干部評優(yōu)獎懲等文件材料；（18）本單位和按干部管理權限規(guī)定的為下級單位辦理的干部、工人的轉移工資、行政、黨、團、工會組織介紹信及存根；（19）財產(chǎn)物資、檔案等的交接憑證、清冊。（20）本單位的業(yè)務宣傳、“CI”策劃的定稿和印本，編印的情況反映、簡報、宣傳冊等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿，樣本；（21）本單位與外單位簽訂的各種合同、協(xié)議等文件材料；（2敞涪搬皇植郝邦酮鮑捆2）其他按有關規(guī)定應予歸檔的文件材料。
3、同級行政部門或業(yè)務主管部門和非隸屬機關的文件材料。（1）同級行政部門或業(yè)務主管部門和非隸屬機關頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務但需要執(zhí)行。
